Il settore legale è forse uno tra i più antichi ancora presenti nel nostro tempo e l’avvocato ancora oggi è uno tra i mestieri più praticati, ma nonostante tutto, anch’esso ha subito diverse evoluzioni, sia a livello tecnologico che a livello di procedure. Quando parliamo di evoluzioni, non parliamo solo della normale amministrazione e quindi della fatturazione elettronica del libero professionista, ma di una vera e propria gestione completa dello studio legale.
Proprio in virtù di questo costante aumento di avvocati, è importante per un professionista di questo settore riuscire a non perdere clienti e provare ad acquisirne di nuovi. Sicuramente un elemento importante a tal fine è riuscire a restare aggiornati, per farlo un valido e solido aiuto può essere adottare in studio un software gestionale per avvocati, specificatamente pensato sulle esigenze di uno studio legale.
Con l’ausilio di un programma per avvocati, tecnologico e innovativo, è infatti possibile ottimizzare diverse fasi di lavoro e soprattutto archiviare in modo sicuro i documenti riservati dello studio, tutti organizzati all’interno di un sistema unico e che non prevede la necessità di ricorrere ad altri programmi, come per esempio fogli Excel o altri software poco completi o disorganizzati nella praticità dello studio.
Un programma basato sulle tue esigenze di avvocato ti avvantaggerà nella gestione dei clienti e nelle pratiche da portare avanti, riuscendo a fornirti un valido aiuto nell’operatività, per esempio:
- nelle scadenze;
- negli impegni in tribunale;
- per gli appuntamenti con i clienti;
- nell’archiviazione dei documenti.
Queste sono le principali operazioni di base, ma in realtà grazie ad un buon programma gestionale si può fare molto di più; ad esempio da alcuni anni è attivo il Processo Civile Telematico, ovvero uno strumento totalmente digitale che consente di adempiere ai processi civili tramite una piattaforma online. In questo caso un avvocato può mettere in connessione questo strumento con il software scelto, facendo sì che tutta la documentazione, quali i depositi e gli atti di un PCT, possano essere archiviati e inviati in tutta sicurezza e senza perdite di tempo.
Tuttavia scegliere il miglior software per studi legali, pur tenendo presente queste necessità, non è affatto semplice, infatti è opportuno conoscere alcuni elementi tecnici così da effettuare la scelta più corretta.
Le caratteristiche di un gestionale per studio legale
La scelta del miglior software per avvocati avviene individuando le tue principali necessità. Solitamente l’elemento più importante da risolvere per uno studio legale è l’archiviazione dei documenti e quindi lo spazio, sia fisico, nel caso non vi sia stato alcun processo di digitalizzazione, che in cloud. Lo spazio, anche quello virtuale, non solo non è infinito, ma deve rispondere ad un’organizzazione di modo che sia di semplice e veloce consultazione, in qualsiasi momento e da qualsiasi dispositivo.
Non dimentichiamo che il lavoro di un libero professionista e in particolare di un avvocato, è pieno di impegni, udienze, consultazioni e appuntamenti con i clienti, pertanto il rischio di perdere qualcosa di importante potrebbe essere sempre dietro l’angolo.
Cosa fare? Come è possibile immaginare, realizzare un sistema in cloud è la scelta più idonea se si vuole risparmiare tempo e fatica. Un gestionale per avvocati ti permette di avere tale archiviazione in cloud e di gestirla in modo intelligente, così che tu possa ritrovare facilmente tutti i documenti.
Qualche esempio? Andare in giro per tribunali e clienti senza il peso dei documenti cartacei o senza l’angoscia di aver dimenticato qualcosa in studio non ha prezzo, perché in qualsiasi momento e da qualsiasi latitudine potrai ritrovare il documento di cui necessiti per la tua pratica.
L’archiviazione non è l’unico elemento fondamentale all’interno di uno studio di avvocato, anche la gestione dell’agenda è importantissima.
A differenza di un qualsiasi altro settore, quello legale ha tre tipologie di “appuntamenti” da rispettare e da tenere in considerazione attentamente:
- l’agenda degli appuntamenti dei clienti;
- l’agenda delle udienze da presenziare;
- le scadenze per la consegna dei documenti legali per le udienze stesse.
In quest’ottica è evidente che un’agenda legale elettronica in grado di segnalare attraverso delle notifiche differenziate, con possibilità di consultare i dettagli dei vari appuntamenti schedulati, è la soluzione più idonea ad un lavoro così complesso e dinamico.Oltre all’agenda, un buon software gestionale per avvocati deve anche prevedere un’interfaccia grafica che consenta un immediato e semplice utilizzo. Spesso e volentieri infatti i tempi degli avvocati sono davvero strettissimi, per questo il gestionale deve essere concepito come intuitivo e consultabile anche rapidamente, al fine di trovare la risposta al quesito e alla ricerca molto rapidamente.
Assistenza tecnica con il software per avvocati
Il vero punto di forza di un buon programma che ti aiuti nell’organizzazione del tuo studio legale è l’assistenza tecnica. Un gestionale per studio legale con un buon customer care è fondamentale qualora avessi necessità di porre domande anche più tecniche sul funzionamento del software.
Un buon supporto tecnico può fare la differenza e determinare la scelta di un gestionale per avvocati, per questo non è possibile accontentarsi di un programma qualsiasi, ma è opportuno, soprattutto in campo legale, riuscire a essere sempre selettivi anche per attirare il potenziale cliente.
Grazie ad un software con queste caratteristiche un tecnico potrà prendere il controllo completo del tuo computer, risolvendo in tempi brevissimi qualsiasi problema di sistema, ricevendo anche la spiegazione visuale sul funzionamento del problema tecnico in questione.
Per un libero professionista come un avvocato il tempo è prezioso, gestirlo al meglio è la cosa migliore che puoi fare per la tua attività e per i tuoi clienti. Non perdere di vista appuntamenti, scadenze e udienze, scegli il software migliore per te e il tuo studio legale.