Nell’era dell’Intelligenza artificiale, del web, dello shopping online e soprattutto della sostenibilità economica e ambientale, la tecnologia viene in soccorso anche nell’ambito del management aziendale. Come? Attraverso il nuovo sistema per la gestione degli scontrini e l’invio dei corrispettivi presso il sistema di interscambio in modo telematico. Di cosa parliamo? Di scontrino e registratore di cassa virtuale.
Cosa si intende nello specifico per emissione di scontrini, ricevute e fatture elettroniche in modo virtuale e telematico? Semplicissimo: vuol dire emettere scontrini e fatture o ricevute fiscali con la possibilità che esso trasmetta dati in modo automatico, cioè senza l’azione di un operatore e tramite una connessione ad internet.
Inoltre, in virtù della legge sull’obbligo di effettuare i corrispettivi mediante fatturazione elettronica entrata in vigore di recente, risulta molto importante per piccole medie aziende esercenti o di artigiani, dotarsi di un sistema idoneo ad assolvere a tale obbligo. Non è solo l’obbligo ad essere driver di scelta di un sistema simile, infatti l’ecosistema deve essere pensato affinché risponda anche alle esigenze specifiche dell’azienda.
Riuscire però ad avere informazioni fiscali, non solo precise e ben organizzate, ma anche effettuate mediante strumenti tecnologici che possano garantire l’inalterabilità e la sicurezza dei dati, non è cosa semplice. Infatti la prima cosa da fare è adottare un software gestionale per aziende medie e piccole, in grado di emettere fatture e, al contempo gestire il magazzino.
Per capire di cosa si tratta nel dettaglio è necessario chiarire che il registratore telematico è essenzialmente un registratore di cassa classico che in più ha la possibilità di connettersi a internet. Ovviamente i modelli disponibili sul mercato possono essere moltissimi e si differenziano in base alle loro funzioni operative nell’attività, quindi in base al settore di applicazione.
Caratteristiche del registratore di cassa telematico
Le caratteristiche tecniche di un registratore virtuale per corrispettivi sono state definite direttamente dall’Agenzia delle Entrate. Questo fa sì che sia molto difficile sbagliare nell’acquisto e, allo stesso tempo, riduce sul mercato la possibilità di avere strumenti non idonei oppure che hanno lacune nella memorizzazione, oppure sull’inalterabilità dei dati da acquisire.
Come già anticipato un registratore telematico non differisce molto da un classico registratore, infatti entrambi possono svolgere le medesime principali operazioni, quali:
- memorizzare le singole operazioni;
- emettere il documento commerciale;
La reale differenza tra i due è al momento della chiusura della cassa. Infatti il registratore di cassa virtuale predispone in modo del tutto automatico i file all’interno del software di gestione della fatturazione e tutti i dati relativi ai corrispettivi della giornata lavorativa appena chiusa; invece il registratore di cassa normale non può farlo. Non è tutto, successivamente questo dispositivo trasmette i file delle fatture elettroniche al sistema dell’Agenzia dell’Entrate, in modo completamente automatico.
Grazie a questa tecnologia lo scontrino prodotto viene inviato e scaricato direttamente sul computer in formato PDF, con la possibilità di poterlo anche stampare immediatamente con l’implementazione e il collegamento al software gestionale di una stampante per ricevute.
Il grado di sicurezza di un sistema basato sulla trasmissione telematica è sicuramente molto elevato, oltre ad evitare gli innumerevoli e fastidiosi errori umani, invece ricorrenti nella fatturazione manuale.
Da questa descrizione comprendiamo che un registratore virtuale di cassa può quindi funzionare tranquillamente come uno classico, fino al momento della chiusura della giornata lavorativa, quando sarà invece necessario collegare lo strumento ad una connessione internet al fine di memorizzare tutti i dati e generare i documenti commerciali e trasmetterli agli organi istituzionali competenti.
Ovviamente, il registratore dovrà essere collegato alla rete internet fino a quando la trasmissione del documento non sia arrivata al completamento.
Se invece il registratore è connesso alla rete internet durante tutta la giornata lavorativa, non vi è nessuno svantaggio o punto di debolezza, la procedura di memorizzazione e di trasmissione del dato sarà comunque la stessa, con in più un vantaggio: gli scontrini verranno trasmessi simultaneamente sul cassetto fiscale senza necessità di fare la chiusura serale.
Questo succede perché il registratore non ha vita a sé stante, ma può funzionare correttamente se collegato ad un programma di gestione della fatturazione, che mette le fondamenta per le operazioni che verranno effettuate dal registratore telematico.
Grazie a questo sistema, ogni scontrino emesso ha in automatico un codice univoco così che possa migliorare anche l’archiviazione e catalogazione dei dati contabili per un processo più puntuale.
Si tratta ovviamente di un sistema indispensabile, soprattutto per quelle attività che svolgono un servizio al consumatore, come bar, ristoranti, negozi e botteghe artigianali; tutte realtà che debbono emettere uno scontrino o una ricevuta fiscale da consegnare al cliente nell’immediato.
Il termine entro cui il registratore deve memorizzare i dati dei corrispettivi è quello di ultimazione o realizzazione dell’operazione. Questo momento quindi coincide esattamente con il pagamento o la consegna del bene acquistato da parte del cliente
Sostituire il registratore di cassa con un software per scontrini fiscali da avere comodamente sul computer, vuol dire riuscire a migliorare radicalmente l’attività, riducendo le tempistiche, migliorando i flussi di lavoro ed evitando di gestire in modo confusionario la contabilità. Questa è la nuova strada della sostenibilità aziendale, quella a 360°!