Se sei un imprenditore o un professionista che gestisce la fatturazione elettronica, è essenziale che tu sappia che il mancato invio o il ritardo nell’invio delle fatture elettroniche può comportare sanzioni significative. In questo articolo esploreremo le sanzioni previste per il ritardo nell’invio della fattura elettronica e tutto quello che devi sapere per evitare problemi con il Fisco.
La fattura elettronica è un documento commerciale digitale che viene utilizzato per registrare le transazioni commerciali tra le aziende. Tutte le imprese e i professionisti sono tenuti a emettere fatture elettroniche per le operazioni che effettuano.
Può succedere però di dimenticare o ritardare l’invio di una fattura elettronica. In questi casi, è importante sapere quali sono le sanzioni previste per la fattura elettronica inviata in ritardo o non inviata affatto, ma prima ancora è importante sapere che esistono tempi diversi di emissione e di invio della fattura elettronica a seconda della tipologia della fattura e del destinatario.
La fattura elettronica immediata è emessa e trasmessa telematicamente in formato XML tramite il Sistema di Interscambio (SDI) dell’Agenzia delle Entrate.
I termini di emissione e invio di questa tipologia dipendono dall’operazione effettuata e dalla categoria cui appartiene il soggetto coinvolto. In particolare se l’operazione è soggetta a ritenuta d’acconto, deve essere emessa entro il momento in cui si effettua il pagamento dell’importo soggetto a ritenuta e l’invio deve avvenire entro il giorno lavorativo successivo.
Se l’operazione non è soggetta a ritenuta d’acconto e il destinatario è un soggetto privato, la fattura elettronica immediata deve essere emessa entro il momento della consegna dei beni o della prestazione del servizio e l’invio deve avvenire entro il giorno lavorativo successivo all’emissione.
Quando l’operazione non è soggetta a ritenuta d’acconto e il destinatario è un’impresa o un professionista, la fattura elettronica immediata deve essere emessa entro il termine del mese successivo a quello della consegna dei beni o della prestazione del servizio e l’invio deve avvenire entro il giorno lavorativo successivo all’emissione.
In ogni caso, è sempre possibile emettere e inviare la fattura elettronica immediata in anticipo rispetto ai termini sopra indicati.
A differenza della fattura elettronica immediata, la fattura differita ha una scadenza per l’invio che dipende dalla modalità di emissione della fattura stessa; quindi se la fattura è emessa in seguito ad un documento che non ha valore fiscale (ad esempio un contratto), la scadenza per l’invio coincide con il 15 del mese successivo a quello di emissione del documento. Se invece è emessa in seguito ad un documento con valore fiscale (ad esempio una ricevuta fiscale), la scadenza per l’invio è entro il 15 del secondo mese successivo a quello di emissione del documento.
È importante ricordare che l’invio della fattura elettronica differita deve avvenire entro questi termini per essere considerata valida ai fini fiscali. Per evitare il rischio di incorrere in sanzioni per il ritardo nell’invio della fattura elettronica, è opportuno seguire alcune buone pratiche, tra cui:
- utilizzare un software di fatturazione elettronica affidabile;
- controllare costantemente lo stato delle fatture emesse;
- rispettare i tempi di invio previsti dalla legge.
Un buon software per aziende è in grado non solo di gestire la fatturazione ma anche di impostare promemoria e notifiche al fine di non dimenticare l’invio delle fatture, ad esempio grazie ad uno scadenzario mensile dell’IVA.
Le sanzioni per l’invio in ritardo della fattura elettronica
In caso di invio tardivo o di mancato invio della fattura elettronica, il soggetto passivo può subire sanzioni amministrative in virtù dell’articolo 6 del D.Lgs. 471/1997 e modifica del D.lgs. n. 127/2015, ovvero:
- per omissione/tardiva/errata fatturazione: sanzione dal 90% al 180% con un minimo di 500 euro
- per violazione della fatturazione che non modifica la liquidazione IVA: sanzione da 250 euro a 2.000 euro
- per violazione della fatturazione di operazioni non imponibili, esenti, non soggette a IVA: sanzione da 50 euro a 400 euro.
In caso di invio tardivo, la sanzione sarà determinata in base ai giorni di ritardo e alla tipologia di fattura emessa. Il calcolo della sanzione avviene moltiplicando il numero di giorni di ritardo per il valore giornaliero previsto dalla legge. Il valore giornaliero della sanzione è pari allo 0,2% dell’importo totale della fattura, con un minimo di 25 euro e un massimo di 2.000 euro.
Le sanzioni amministrative previste sono cumulabili, e il loro importo complessivo non può superare l’importo della fattura stessa. In ogni caso, è importante ricordare che la fattura elettronica inviata in ritardo non costituisce prova di spesa ai fini fiscali fino al momento in cui non è stata trasmessa correttamente allo SdI.
Appare quindi lapalissiana l’importanza di rispettare i termini di emissione e di invio della fattura elettronica per evitare sanzioni amministrative e ritardi nella contabilizzazione della spesa. Altrettanto evidente deve essere la necessità di avvalersi di strumenti a supporto di queste operazioni, software aziendali in grado di coadiuvare le attività dei dipendenti ed ottimizzare i processi.