Piano ferie: come si preparare la programmazione ferie?

Quando si avvicina il periodo estivo, ma non solo, una delle preoccupazioni principali di qualsiasi datore di lavoro è il piano ferie. La gestione delle ferie, infatti, è un’attività delicata, che deve tener conto di numerosi fattori, soprattutto quelli legali, per non rischiare di incorrere in sanzioni amministrative. Vediamo, dunque, come costruire la gestione ferie.

Piano ferie: cosa prevede la legge in materia di programmazione

La questione delle ferie del lavoratore è una cosa seria. Tanto seria che, fra le altre cose, se ne occupa persino la Costituzione italiana. In particolare, all’art. 36, dove stabilisce che:

«Il lavoratore ha diritto al riposo settimanale e a ferie annuali retribuite, e non può rinunziarvi».

Più nel dettaglio, però, è il Codice Civile, all’art. 2109 che definisce le ferie per il lavoratore:

«[Il lavoratore] ha anche diritto ad un periodo annuale di ferie retribuito, possibilmente continuativo, nel tempo che l’imprenditore stabilisce, tenuto conto delle esigenze dell’impresa e degli interessi del prestatore di lavoro. La durata di tale periodo è stabilita dalla legge [dalle norme corporative], dagli usi o secondo equità».

A stabilire la durata minima del periodo di ferie, è intervenuto l’art. 10 del D.Lgs. n. 66/2003, il quale sancisce che:

«Fermo restando quanto previsto dall’articolo 2109 del Codice civile, il prestatore di lavoro ha diritto a un periodo annuale di ferie retribuite non inferiore a quattro settimane. I contratti collettivi di lavoro possono stabilire condizioni di miglior favore».

È importante, quindi, per costruire ilpiano, conoscere e tenere sempre conto di tutte le disposizioni in materia di ferie, per non incorrere in sanzioni amministrative. Il non rispetto delle leggi che regolano la gestione delle ferie comporta, infatti, una sanzione che va da un minimo di 120 euro fino a un massimo di 5.400 euro, se la violazione ha coinvolto più di dieci lavoratori o se si è verificata per quattro anni. I dipendenti, inoltre, possono anche richiedere il risarcimento in seguito a danni comprovati all’integrità psico-fisica, dovuti dall’impossibilità di godimento delle ferie.

Piano ferie: cosa deve fare il datore di lavoro

Stabiliti quelli che sono i diritti del lavoratore rispetto alle ferie, restano da definire i doveri del datore di lavoro in proposito. È suo compito, infatti, definire un piano ferie che ottemperi alle disposizione di legge, ma che tenga anche in considerazione le esigenze aziendali. La programmazione ferie, pertanto, è un’attività delicata, che richiede grande attenzione, perché ciascun lavoratore deve poter godere del proprio periodo minimo di ferie, ma, allo stesso tempo, le attività aziendali non devono risultare rallentate. La gestione delle ferie, infatti, è un processo che non dovrebbe essere sottovalutato: chiarezza, efficienza e correttezza possono apportare all’azienda grandi vantaggi interni.

La gestione delle ferie: i benefici che ne derivano 

Garantire che i dipendenti dell’azienda possano godersi il periodo di riposo, senza rallentare o compromettere la produzione, è lo scopo principale del piano ferie, ma i vantaggi che si riscontrano, quando è realizzato adeguatamente, vanno ben oltre. 

Programmare le ferie è sicuramente un elemento essenziale per l’organizzazione della propria équipe di lavoro. Gestire la pianificazione in modo efficiente e trasparente permetterà da un lato di evitare che settori decisivi rimangano scoperti, dall’altro di tutelare il benessere psicofisico dei dipendenti. Allo stesso tempo però una pianificazione efficiente permetterà di scongiurare possibili conflitti interni e creare un ambiente di lavoro sano, terreno fertile per l’employee engagement e retention.

Programmazione ferie: gli elementi vincenti

La gestione e la redazionedel pianoferie dell’azienda è quindi un processo molto delicato a cui dedicare attenzione e tempo. Prestare molta cura alla comunicazione e alla trasparenza è uno degli aspetti fondamentali in grado di ridurre eventuali problemi. La chiarezza nella gestione delle ferie e la disseminazioni di informazioni importanti, come le tempistiche per la definizione del piano o le necessità legate ai vari reparti, permetterà un miglior coordinamento interno e un’organizzazione più fluida ed efficiente delle ferie, che tenga conto delle esigenze dell’azienda ma anche dei suoi dipendenti.

Quando realizzare la programmazione ferie

Non esiste un periodo esatto in cui realizzare la programmazione ferie. In gran parte, questo dipende dalle esigenze aziendali. In alcuni casi, le aziende chiedono ai propri dipendenti di definire il piano ferie già a inizio anno e per i successivi dodici mesi. Chiaramente, questo tipo di richiesta non è facile da ottemperare, specialmente nel caso delle piccole e medie imprese, chiamate a rispondere alle esigenze del mercato con notevole flessibilità. In questi casi, spesso, le imprese organizzano un piano ferie invernale e un piano ferie estivo, così da consentire una più semplice organizzazione ai dipendenti. In ogni caso, per evitare difficoltà, è necessario prepararsi con un adeguato anticipo rispetto alle ferie stesse. Può risultare utile sia al datore di lavoro che ai dipendenti la predisposizione di un calendario in cui segnalare le date di chiusura dell’azienda e le richieste di ferie degli impiegati. Sarebbe bene fornire ulteriori informazioni importanti, come i periodi meno indicati, i reparti aziendali che non possono rimanere scoperti o le date di scadenza per presentare le richieste di ferie.

Come organizzare il piano ferie: gli strumenti a vostra disposizione

La scelta oculata di un sistema per la gestione delle ferie diventa essenziale per garantire l’efficienza e l’assenza di errori. Quando ci si appresta a pianificare il programma diferie, chiaramente, si possono adottare diverse strategie. 

Piano ferie: i metodi classici

Nelle realtà più piccole, per esempio, c’è chi ancora si affida a carta e penna o, addirittura, ad accordi in forma verbale. Un metodo che, chiaramente, non si sposa con realtà imprenditoriali più importanti, che contemplano un maggior numero di dipendenti e, dunque, una maggiore complessità di programmazione ferie. Nonostante possano essere due modalità di semplice utilizzo, il rischio di incorrere in errori è molto alto.

Microsoft Excel: i modelli per il piano ferie

Molti, pertanto, si affidano a programmi come Microsoft Excel, che consente di preparare degli schemi abbastanza semplici, ma efficaci, per la corretta suddivisione dei turni di ferie. 

In rete, peraltro, sono disponibili numerosi modelli gratuiti, che consentono una facile gestione del piano ferie aziendale. Noi, vi sottoponiamo questo modello excel piano ferie, che ci pare essere funzionale e di semplice utilizzo. Il foglio di lavoro permette di avere sotto mano, in modo chiaro e ben organizzato, tutte le informazioni necessarie, nonché di inserire formule che permettono il calcolo automatico, ben più sicuro di quello manuale. Ciononostante, è importante porre attenzione e cura all’inserimento di dati e formule, poiché errori e imprecisioni porterebbero solo a risultati non attendibili. Inoltre, è bene ricordare che le modifiche e gli aggiornamenti dei dati dovranno essere effettuati manualmente. Se si prendono in considerazione realtà aziendali importanti, è chiaro che ripete queste operazioni per tutti i dipendenti risulterà in un grande dispendio di tempo. 

Software gestionali: l’automatizzazione della gestione ferie

In ultimo, esistono anche software gestionali che offrono la possibilità di gestire il personale in ogni aspetto, compreso quello delle ferie. Oggi, l’utilizzo di questi software appare la soluzione più efficace ed efficiente per l’elaborazione del piano ferie. Si tratta infatti di strumenti informatici in grado di semplificare e ottimizzare il processo di gestione ferie e di ridurre in modo netto gli errori. Oltre ad automatizzare tutto il flusso di informazioni e dati riguardo la presenza e l’assenza dei lavoratori da un lato, e i procedimenti per le richieste di ferie e di permessi dall’altro, permette anche la tracciabilità di ogni processo effettuato, come richieste e approvazioni. È chiaro, dunque, che questi software gestionali permetto di guadagnare tempo ed efficienza, elementi da non sottovalutare in ambito aziendale.

Adesso siete pronti a preparare il piano ferie della vostra azienda. Voi quale metodo adottate?

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