Come organizzare l’agenda lavoro: guida per aziende e professionisti

Quante volte hai dimenticato un appuntamento? Quante altre i tuoi impegni professionali si sono accavallati e non hai potuto ottemperare a essi come avresti voluto? Quante volte il planning della tua azienda è stato inefficace, con il conseguente slittamento anche degli obiettivi prefissati? Se la risposta a tutte queste domande è «Spesso», allora sei un professionista o fai parte di un’azienda che non ha mai optato per la realizzazione di un’agenda lavorativa. Adesso, è giunto il tempo di farlo! Leggendo la nostra guida sintetica scoprirai perché realizzare l’agenda di lavoro e come farlo al meglio.

Agenda lavoro: lo strumento per essere sempre in tempo

Per essere fruttuoso e mai frustrante, il tempo del lavoro ha bisogno di essere pianificato e organizzato nel dettaglio. Gestire correttamente una giornata lavorativa è fondamentale per vari ordini di motivo, che spaziano dal raggiungimento degli obiettivi, all’ampliamento delle possibilità e del bacino di esercizio, fino alla riduzione dei livelli di stress dovuti al timore di non portare a termine quanto stabilito. Come è possibile fare tutto questo? Semplicemente dotandosi di un’agenda lavoro, uno strumento estremamente efficace al fine di pianificare le attività, fissare appuntamenti e averne sempre memoria, disporre dei contatti necessari per il rapporto con i fornitori e molto altro.

Esistono diverse tipologie di agende lavorative: la classica agenda cartacea, quella elettronica e poi, come vedremo, esistono veri e propri software gestionali. Ma andiamo con ordine.

L’agenda lavorativa cartacea è uno strumento che i tanti continuano a usare, pur vivendo ormai in un tempo in cui basta un clic per fare ogni cosa e avere sempre tutto “a portata di data”. Su di essa possiamo segnare i numeri di telefono, annotare gli appuntamenti. Affinché essa possa essere davvero utile, tuttavia, è indispensabile avere chiaro a priori quale sia l’ordine di priorità da attribuire alle diverse attività e il metodo di annotazione. Contrariamente, il rischio sarebbe quello di avere un’agenda confusa, con note poco chiare, cancellature, aggiunte, inversioni: un vero e proprio caos, quindi! Ritrovarsi con una pagina piena di note, appuntate in maniera caotica non risolverebbe il problema: al contrario, lo accrescerebbe.

Un buon metodo per impostare un’agenda cartacea è dotarsi di prodotti di cancelleria, quali evidenziatori, matite, penne colorate, così da differenziare le attività e mettere in evidenza quello che è stato già fatto da quello che invece resta da fare. Fare questo genere di lavoro, però, non è cosa da poco in termini di tempo. A fronte di questo, possiamo dire che l’agenda cartacea è, potenzialmente, uno strumento efficace per l’organizzazione del proprio lavoro ma solo e soltanto a patto che ad adottarlo sia una persona con spiccate capacità di organizzazione e di pianificazione delle informazioni. Viceversa, si finirebbe solo per rendere le cose più complicate. Inoltre, se la nostra è un’azienda con una banca dati clienti estesa, l’agenda cartacea diventerebbe ancora più ingestibile e, di conseguenza, inefficace.

Un’altra opzione da considerare è quella dell’agenda elettronica, un sistema molto diffuso tra chi utilizza il computer come strumento di lavoro. Ci sono sistemi di gestione dell’agenda elettronica gratuiti, come outlook e google per annotare eventi, impegni e appuntamenti. Ma anche questi non sono adatti a chi, per esempio, ha necessità di avere delle vere e proprie schede clienti, come nel caso di palestre, centri estetici e medici. In ogni caso un sistema digitale di informatizzazione dei dati è, senza dubbio, la soluzione migliore per chi vuole che il suo tempo lavorativo sia gestito e, dunque, speso al meglio.

Perchè tenere un’agenda lavoro? I 3 motivi principali

Ma a cosa serve tenere un’agenda lavorativa? È davvero così indispensabile? Perché dopo tanti anni trascorsi senza utilizzarla, dovrei scegliere di averne una? Se non hai mai avuto un’agenda per gestire la tua attività, di sicuro a questo punto ti starai ponendo queste domande, nei tre punti sintetici di seguito, troverai le risposte.

1. Il tempo non è una questione di quantità

Stai avviando la tua attività, hai ancora pochi clienti e credi che per questo non sia necessario dotarsi di una agenda lavoro: stai partendo con il piede sbagliato! L’organizzazione del tempo è fondamentale: meglio lo sfrutti e più ne avrai da investire in nuove attività e nella ricerca di nuovi potenziali clienti.

2. Se hai “sempre fatto così”, è tempo di cambiare

Hai un’attività avviata da tempo, hai sempre lavorato gestendo appuntamenti e scadenze senza una vera e propria pianificazione delle attività e, tutto sommato, ti è andata bene. Pensi di non avere criticità da risolvere e, per questo, ritieni di non aver bisogno di un’agenda lavoro: non hai idea di quanto potresti fare meglio, se scegliessi di adottarne una! Immagina di non dover lavorare con l’ansia di non farcela, di poter dedicare il giusto tempo a ogni cliente, senza sacrificare le sue necessità e la tua professionalità. Immagina di sapere già, settimana per settimana, quanto potrai guadagnare offrendo il meglio dei tuoi servizi professionali, senza fare salti mortali e senza togliere tempo inutile alla tua vita privata. Immagina: con l’agenda lavorativa, puoi. Non ti resta che farlo!

3. Pianificare è meglio che recuperare

Ti è mai successo di trovarti davanti un cliente con cui “non sapevi” di avere appuntamento quel giorno e di dover rimediare, magari allungando oltre il previsto il tuo orario di lavoro, non senza arrecare un disagio al cliente stesso. Se ti è successo, e magari, più di una volta allora non ci sono dubbi: basta dover recuperare, meglio pianificare. ti serve un’agenda lavorativa!

Come organizzare l’agenda lavoro, passo per passo

Una volta individuati e compresi i vantaggi dell’utilizzo di un’agenda lavorativa e una volta deciso quale tipologia sia più adatta a noi, alla nostra professione e alla tipologia della nostra azienda, non ci resta che procedere. Come organizzare l’agenda, dunque? È semplice!

Se abbiamo optato per l’agenda cartacea, tenendo conto di tutte le incombenze che comporta averne una, la prima cosa da fare è stabilire una programmazione settimanale degli impegni, degli appuntamenti e di quant’altro c’è da annotare. Procedere di settimana in settimana, nel caso dell’agenda classica, è il meglio che si possa fare: procedere a un’organizzazione che contempli un arco di tempo più ampio, sarebbe difficile e non garantirebbe di poter tenere l’ordine necessario, dal momento che si incorrerebbe senza dubbio nel rischio di disdette, cambiamenti da cancellare e annotare nuovamente.

Se, invece, la tipologia di agenda scelta è quella elettronica o digitale, potremo certamente pensare di pianificare nell’ottica di un periodo di tempo più ampio. I software gratuiti consentono, senza difficoltà, di segnare impegni e scadenze senza limiti di calendario. Ma le nuove tecnologie ci consentono di fare molto di più. Come? Acquistando un software gestionale che possa soddisfare appieno le nostre esigenze aziendali e professionali. Non solo pianificare appuntamenti, orari e turni. Ma anche poter tenere un prospetto sempre aggiornato relativamente ai pagamenti, alle fatturazioni, alle prenotazioni. Affidarsi a un software gestionale ben fatto e previdente, significa investire sul risparmio di tempo e di energie per fare in modo che la propria attività possa distinguersi anche sotto il profilo dell’organizzazione e risultare, così, più affidabile agli occhi del cliente.

La risposta di Geniosoft alle esigenze di pianificazione del lavoro si chiama Planner Jet. Oltre ad avere un’interfaccia semplice e intuitiva, Planner Jet è in cloud e consente ai clienti di poter effettuare autonomamente le prenotazioni, riducendo sensibilmente i tempi di attesa. Scopri tutte le sue caratteristiche consultando il nostro sito web.

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