Nota spese: come gestire le spese di un dipendente

Tutte le spese sostenute dai dipendenti per conto dell’azienda, come i viaggi di lavoro o gli eventuali pranzi di lavoro con i clienti, devono essere rimborsate al dipendente, se anticipate da quest’ultimo. In questo contesto, quindi, redigere una nota spese diventa fondamentale. Che cos’è, allora, questo documento e quali sono i passaggi da effettuare per compilarlo nel modo giusto? Scopriamolo insieme.

Nota spese: che cos’è e a cosa serve?

La nota spese è un documento che viene compilato dai dipendenti per richiedere il rimborso delle spese sostenute per conto dell’azienda. Le note spese – che si possono redigere sia in forma cartacea che digitale – devono contenere, quindi, un resoconto dettagliato di tutte le spese a carico dei dipendenti, affinché l’azienda possa procedere con il rimborso. Ovviamente, per far sì che il rimborso spese sia ben calcolato, è opportuno aggiungere all’interno del modello nota spese tutta una serie di informazioni, che possono essere sia generiche che più specifiche. Tra queste ultime, per esempio, vi è il tetto massimo di spesa che può essere stabilito dall’azienda e che il dipendente dovrà rispettare. Oppure è possibile inserire in questo documento una sezione apposita nella quale si richiede al dipendente un dettagliato resoconto delle transazioni, affinché il controllo da parte dell’amministrazione venga agevolato.

Con un documento redatto in modo dettagliato, sarà certamente più facile tenere traccia di tutte le spese effettivamente sostenute: in questo modo il calcolo nota spese avverrà in maniera semplice e i tempi per l’erogazione del rimborso saranno più brevi.

Nota spese: quali sono i dati che bisogna inserire?

Data l’importanza di questo documento, è fondamentale saper redigere una nota spesa in modo corretto. Vediamo allora, punto per punto, cosa non deve mai mancare in un modellonota spese per viaggi o trasferte di lavoro:

  • il periodo della trasferta lavorativa, quindi la data di inizio e fine soggiorno;
  • l’elenco delle spese sostenute in tale periodo – come per esempio il vitto, l’alloggio e le eventuali spese per gli spostamenti con mezzi pubblici o privati – avendo cura di riportare la data e la causale di ciascuna spesa con il relativo importo.

Nel caso in cui, invece, si tratti di spese sostenute per l’acquisto di beni per conto dell’azienda o per pranzi o cene di lavoro, è opportuno indicare nella nota spese aziendale, oltre che la data dell’operazione e l’importo pagato comprensivo di causale, anche il nome del fornitore presso il quale il dipendente ha sostenuto la spesa. Infine, è indispensabile allegare al documento anche tutte le ricevute fiscali – quali scontrini o fatture – che attestino l’effettiva spesa sostenuta e la veridicità di quanto dichiarato all’interno del modulo nota spese.

Compilazione nota spese: come redigerla in 3 semplici passaggi

Appresi quali siano i dati da inserire all’interno di una nota spese e la rilevanza di questi, è necessario conoscere anche i passaggi per una compilazione nota spese completa e, soprattutto, esaustiva. Vi sono, infatti, delle operazioni che spettano direttamente al dipendente e altre, invece, che sono di competenza dell’azienda. In ogni caso, è possibile riassumere questi passaggi in tre step principali, che sono:

  1. la stesura, che spetta al dipendente: essendo questi ad aver sostenuto le spese è importante che, nella compilazione nota spese, esse siano riportate in modo accurato; un consiglio è proprio quello di partire dalle ricevute fiscali e cominciare ad annotare, in ordine cronologico tutte le spese;
  2. il controllo che, invece, spetta all’azienda: si tratta di un passaggio cruciale e di verifica, nella quale è importante accertare sia la congruenza degli importi indicati che la conformità delle spese a quelle che sono le politiche aziendali;
  3. l’inserimento dei dati all’interno della contabilità aziendale: una volta controllata l’effettiva veridicità dei dati riportati dal dipendente nel modulo nota spese e verificata la loro validità, i dati devono essere inseriti, poi, all’interno del registro di contabilità aziendale; terminato quest’ultimo passaggio, si può procedere con l’erogazione del rimborso.

In questo senso, l’utilizzo di software gestionali – come per esempio Maestro – permette di tenere traccia di tutte le operazioni contabili e di immagazzinare facilmente all’interno dei registri contabili tutte le informazioni. Quindi, con l’ausilio di software gestionali, sarà molto più semplice effettuare la registrazione note spese, poiché i processi saranno automatizzati e si eviteranno eventuali errori nel calcolo nota spese.

Dunque, quello della nota spese è un documento fondamentale da compilare, per erogare un rimborso spese equo ai propri dipendenti. Seguendo pochi e semplici consigli, sarete in grado di effettuare una redazione nota spese in maniera semplice e, soprattutto accurata.

Condividi sui social: Share on Facebook
Facebook
0Tweet about this on Twitter
Twitter