Guida a come fare l’inventario di magazzino in maniera efficiente

L’inventario di magazzino è una procedura finalizzata a valutare esattamente, mediante conteggio, gli articoli destinati alla vendita ancora presenti in negozio al termine di un determinato periodo. È un’attività fondamentale, sia per motivi fiscali sia di programmazione, che consente di scoprire eventuali errori o problemi. Inoltre, se svolto in maniera impeccabile, assicura il raggiungimento degli obiettivi aziendali. Un inventario svolto a regola d’arte consente di gestire al meglio le merci, minimizzando i costi ed evitando che alcuni articoli possano essere persi per motivi non identificati. L’inventario di magazzino per un negozio, dunque, deve essere svolto con pazienza e scrupolosità, esaminando in maniera approfondita ogni fase, senza trascurare neanche il minimo dettaglio. La tecnologia in questo campo può davvero essere una fedele alleata: esistono software gestionali in grado di facilitare in maniera considerevole questa attività, riducendo i rischi e il tempo che questo lavoro richiede. È necessario, però, in ogni caso, essere a conoscenza di come fare un inventario nel modo più corretto possibile e quali sono i principali passaggi che consentono di gestire al meglio questo lavoro.

Come fare l’inventario di magazzino a regola d’arte

L’inventario di magazzino comprende una serie di fasi fondamentali che si susseguono per far sì che tutto venga svolto nella maniera più dettagliata e completa possibile. Essendo un lavoro che richiede tempo ed energia, è opportuno che tutto venga precedentemente pianificato in modo tale da non commettere errori. Per questo Geniosoft propone una guida su come fareun inventario in maniera corretta, individuando in maniera chiara i passaggi da seguire per svolgere questo lavoro al meglio, senza difficoltà e nel minor tempo possibile.

I passaggi principali dell’inventario di magazzino

L’inventario di magazzino è un’indicazione analitica di tutte le merci presenti nel magazzino e necessita di essere organizzato con una certa cadenza e con estrema precisione per far sì che tutto sia costantemente aggiornato. È bene evidenziare che esistono dei passaggi fondamentali che, se trascurati, non consentono di svolgere una gestione e un’organizzazione adatta dell’inventario di magazzino. Dunque, di seguito sono presenti i quattro procedimenti più importanti da seguire.

1. Preparazione degli spazi e suddivisione delle aree di esposizione

Per fare l’inventario nella maniera più corretta, è necessario che ci sia ordine e precisione. Uno spazio adeguato è il primo fattore da considerare per far sì che l’inventario venga svolto nella maniera più adeguata, è necessario, dunque un luogo in cui ci sia abbastanza spazio per far sì che tutte le merci possano essere predisposte utilizzando un’organizzazione efficace e non confusionaria. È anche necessario individuare uno spazio sufficientemente ampio, per movimentare le merci. Un altro spazio, invece, deve essere destinato alla raccolta dei dati, con carta, penna, computer e tutto quanto necessario per l’inventario.

2. Organizzazione e suddivisione dei prodotti

Per avere un’organizzazione efficiente durante le varie fasi dell’inventario è bene raccogliere per ripiani la merce uguale. Per esempio, se si tratta di un negozio di abbigliamento, è possibile organizzare i capi per colore, taglia o etichetta su ogni scaffale. È di fondamentale importanza predisporre la merce in modo tale che i prodotti più richiesti vengano posizionati in luoghi raggiungibili facilmente, inoltre tutte le merci devono essere individuabili senza difficoltà attraverso l’utilizzo di etichette visibili e facilmente interpretabili anche da operatori differenti da coloro i quali hanno materialmente effettuato l’inventario.

3. Determinare la tipologia e il metodo da utilizzare per il monitoraggio e conteggio dei prodotti

Un monitoraggio costante delle attività riduce il tasso di errore, sempre presente quando si effettua il conteggio della merce. In questo caso, la tecnologia può dare un grande sostegno coi software gestionali. Essi, infatti, facilitano al meglio il monitoraggio dei prodotti. Al contrario, quando non si fa uso di queste tecnologie, si finisce per utilizzare strumenti impropri come i elettronici o, peggio ancora, carta e penna. L’inventario cartaceo, soluzione ormai desueta, contempla il monitoraggio delle scorte manualmente da parte dei singoli operatori. Questo significa aumentare la probabilità di un errore umano, oltre a un maggiore dispendio di forza lavoro e di tempo. È necessario, prima di procedere al conteggio, preparare delle tabelle accurate e organizzate in cui annotare i prodotti. Ed è opportuno controllare e ricontrollare che non sia stato dimenticato alcun dettaglio. Un aiuto per svolgere il conteggio dell’inventario di magazzino, sia in entrata che in uscita, può essere svolto dagli scontrini: controllare gli scontrini emessi e dunque gli articoli venduti, infatti, permette di valutare in maniera corretta il conteggio della merce ancora presente in magazzino. Ma com’è evidente, si tratta di un impegno inutilmente gravoso.

4. Svolgere un’analisi dei dati acquisiti

Dopo aver verificato e valutato tutti i dati, bisogna svolgere un’analisi di questi dati da inserire in un report. Questo consente di individuare le azioni da intraprendere per ottimizzare la gestione dello stock e dello spazio a disposizione. Inoltre, tenere sotto osservazione in maniera costante la merce attraverso un’analisi periodica, consente di valutare le soluzioni più adeguate in caso di incongruenze e di prevenire eventuali problematiche che potrebbero sorgere a causa di un’errata organizzazione. Infine, analizzare i dati dell’inventario, permette di fare anche un’analisi precisa dal punto di vista commerciale. Ciò significa che è possibile capire quali sono le merci maggiormente acquistate, quali quelle che invece non portano profitto all’attività. Inoltre, se fatta regolarmente l’analisi dell’inventario di magazzino, può offrire un’indicazione abbastanza affidabile della stagionalità dei prodotti, così da preparare per tempo le scorte di magazzino a seconda del periodo dell’anno.

Come si è notato, fare un inventario di magazzino necessita di sforzi rilevanti che includono precisione, tempo e costanza. Fortunatamente, però, esistono software gestionali per negozi che consentono di fare l’inventario in maniera rapida e precisa, agevolando notevolmente l’organizzazione dell’archivio. Costruire un inventario di magazzino digitale, in questo caso, significa ottimizzare il tempo e massimizzare il guadagno.

Condividi sui social: Share on Facebook
Facebook
0Tweet about this on Twitter
Twitter