Guida alla fatturazione elettronica con software fatturazione Geniosoft

La fattura elettronica, obbligatoria anche fra i privati dal 1° gennaio 2019, potrebbe creare qualche perplessità nell’uso di software di fatturazione. A questo proposito, per facilitare ulteriormente l’uso dei nostri software, abbiamo deciso di creare questa guida. In particolare, la guida riguarda sia gli invii tramite posta elettronica certificata sia l’invio tramite codice univoco.

Emissione fattura elettronica tramite PEC

Il nostro software di fatturazione Maestro, fra le altre cose, consente anche l’invio della fattura elettronica tramite posta elettronica certificata. Tra i metodi per l’invio della fattura elettronica, infatti, è previsto anche questo sistema, per chi non ha l’esigenza di utilizzare il codice univoco. In particolare, per abilitare il software occorre, preliminarmente, inserire le credenziali della propria casella di posta elettronica. A questo proposito, quindi, è necessario:

  1. avviare il software di fatturazione
  2. dal menu selezionare configurazione
  3. selezionare la tab preferenze
  4. selezionare la tab posta
  5. nella sezione posta certificata, inserire i seguenti dati:
    • server uscita (SMTP)
    • porta
    • email
    • password

I campi delle sezioni server in uscita e porta, in particolare, sono precompilati con i valori del server PEC di Aruba. Qualora ci si serva di altri provider (p. es. Infocert, Legalmail, Postcert, ecc.) sarà necessario cambiare tali valori con i propri.

  1. entrare nella tab fattura elettronica
    • da gestione, selezionare tramite PEC
    • selezionare la cartella, sul proprio pc, dove si desidera salvare i file XML delle fatture economiche (da consegnare al proprio consulente fiscale)
    • nel campo email è riportato l’indirizzo PEC del Sistema di Interscambio è riportata la mail dell’Agenzia delle Entrate dove sarà inviata la prima fattura elettronica. Dopo questa, il Sistema di Interscambio invierà un nuovo indirizzo PEC a cui inviare le fatture, che dovrà essere inserito sempre in questo campo

  1. premere il pulsante Salva.

Emissione fattura elettronica tramite codice univoco

L’altro metodo di invio della fattura elettronica, con il software Maestro, è quello effettuato tramite il codice univoco. In questo caso, chi ha acquistato il pacchetto di conservazione delle fatture elettroniche ha ricevuto una email che contiene, oltre al codice numerico TRS3OH9, anche le credenziali d’accesso al portale per la gestione e la conservazione delle fatture elettroniche, che può essere raggiunto al seguente indirizzo web: https://geniosoft.eportale.eu//angular/login.html?partner=10367901.

Per consentire al vostro software di fatturazione di comunicare direttamente con il portale, e quindi di inviare e ricevere le fatture elettroniche, è necessario inserire le credenziali nella pagina di configurazione. Per fare questo, occorre:

  1. avviare il software di fatturazione
  2. dal menu selezionare configurazione

  1. selezionare la tab preferenze
  2. selezionare la tab fattura elettronica
  3. dalla sezione gestione selezionare con Codice Univoco
  4. nella sezione dati accesso, inserire i seguenti dati:
    • codice azienda
    • utente
    • password
  5. premere sul pulsante registra
  6. premere sul pulsante salva
  7. riavviare il software

Alla riapertura del software, qualora non sia installato, potrebbe comparire un messaggio che chiede l’installazione di Java Runtime:

Nel caso, premere su Yes e attendere l’installazione del modulo aggiuntivo. Al termine, riavviare nuovamente il programma. Alla riapertura del software, nella barra delle applicazioni comparirà un’icona, che rappresenta il driver per la comunicazione fra il software e il portale:

Ogni 5 minuti esso si collegherà per inviare le eventuali fatture e per scaricare le eventuali ricevute (fatture passive). Cliccando sull’icona, si aprirà una finestra DOS che, se contiene messaggi del tipo in figura:

significa che il programma sta correttamente comunicando con il portale. Al contrario, se contiene messaggi come quello sottostante:

significa che sono stati inseriti dati di configurazione sbagliati o che non si è registrati sul portale.

Emissione di una fattura elettronica

Dopo aver compilato i campi necessario, l’invio di una fattura elettronica avviene, secondo il metodo precedentemente selezionato, premendo semplicemente il pulsante Fatt.Elettr. presente in alto a destra.

Dopo la conferma del numero progressivo da associare alla fattura, che deve essere sempre diverso, anche in caso di re-invio della stessa fattura, il programma chiede se si vuole controllare la fattura generata. Se si premerà Yes, si aprirà una pagina sul portale dell’Agenzia delle Entrate che consentirà di effettuare il controllo della fattura generata.

Qualora sia stato selezionato il sistema di invio tramite codice univoco, a questo punto, il processo è terminato. In caso contrario, se si è scelto il sistema di invio tramite PEC, il software chiederà se si vuole firmare elettronicamente la fattura. Rispondendo Yes, comparirà una finestra in cui si dovrà selezionare il dispositivo esterno (token o carta chip) contenente il certificato. Premendo il pulsante Apri saranno visualizzati i certificati in esso contenuti, utili per firmare il documento. A questo punto, sarà sufficiente selezionare quello desiderato e premere il pulsante Ok.

Apposta la firma, il software chiede se inviare il documento e se stampare una copia di cortesia della fattura.

Ricezione delle fatture elettroniche

Per la ricezione delle fatture elettroniche occorre entrare in Archivio Fatture Acquisto e premere il pulsante Importa.

In caso di gestione tramite codice univoco, saranno importate in automatico tutte le fatture scaricate nel computer dal driver di interscambio. In caso di gestione tramite PEC, le fatture saranno ricevute nella propria casella di posta PEC. Il programma aprirà una finestra, che consentirà di selezionare l’allegato precedentemente salvato sul proprio computer (p. es. sul Desktop). Per tutte le gestioni, sia tramite Codice Univoco sia tramite PEC, gli articoli presenti nelle fatture saranno aggiunti in Archivio Articolo, se non ancora presenti.

Per scarica questa guida in PDF, cliccare qui.

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