Google Drive, come funziona il cloud storage di Google

Nell’era digitale è fondamentale, per tutte le aziende e i loro dipendenti, imparare ad usare e gestire l’archiviazione in cloud. In questa breve guida cercheremo di presentarvi lo spazio cloud gratuito offerto da Google:  Google Drive. Innanzitutto cerchiamo di capire perché saper usare questi spazi di archiviazione online è fondamentale oggi per le aziende.

Che cos’è uno spazio in cloud

Uno spazio cloud (in inglese, nuvola) è un luogo virtuale che potremmo considerare come una biblioteca. All’interno di questo spazio di archiviazione è possibile caricare (attraverso l’upload) dati sensibili come file, documenti, pdf, immagini, video ed altri media digitali. L’accesso a questi dati è riservato alle sole persone che condividono i permessi per poter visualizzare o modificare quei file. Basta avere una connessione ad internet ed il gioco è fatto.

Proprio questa caratteristica principale ha permesso la diffusione, specie in ambito aziendale, di tanti strumenti di storage gratuiti. A parte Google Drive, di cui parleremo a breve, i servizi di cloud più noti offerti da diverse aziende sono:

  • Dropbox: è un servizio di cloud storage, gestito dall’omonima società che offre un servizio gratuito fino a 2 GB di spazio e fino a 3 TB a pagamento;
  • OneDrive: precedentemente conosciuto come SkyDrive, è il servizio di cloud storage di Microsoft, che offre fino a 5 GB di spazio gratuito e fino a 6 TB a pagamento;
  • iCloud Drive: è il servizio di file hosting di Apple, che offre gratuitamente fino a 5 GB di spazio gratuitamente e fino a 2 TB di spazio a pagamento;

Google Drive: che cos’è e come funziona?

Google Drive è uno strumento di cloud storage tra i più diffusi ed utilizzati al mondo. Permette lo storage (archiviazione) e lo sharing (condivisione) di file multimediali, utilizzabili via web da tutti i dispositivi associati a quello spazio e a quei file.

Da cosa scaturisce il successo di Google Drive? Sicuramente dalle sue funzionalità principali: i dati archiviati sono accessibili da qualsiasi dispositivo. In particolare, il Drive Google è compatibile con tutti i dispositivi più diffusi: pc, smartphone, desktop, tablet, ecc. Drive, infatti, è compatibile coi principali sistemi operativi: Microsoft Windows, macOS, Android e iOS.

Il funzionamento di Google Drive

Il funzionamento di Google Drive è estremamente semplice: i file vengono sincronizzati sul cloud all’ultima versione salvata in memoria. L’aggiornamento, quindi, avviene in tempo reale, attraverso dei software che sono definiti “local agent”. Lavorando al file in cloud sarà possibile in qualsiasi momento condividerlo velocemente attraverso un link ad altre persone a cui si vuole garantire l’accesso. Inoltre, è possibile scegliere se dare la possibilità di modificare il file anche all’altro utente o permettergli soltanto la visualizzazione.

Come si usa Google Drive?

Prima di immergervi negli spazi cloud di Google Drive è necessaria un’ulteriore precisazione su questo strumento. Esistono diversi metodi di utilizzo: abbiamo già accennato alla possibilità di modificare o visualizzare solamente i file condivisi tra utenti. Facciamo maggiore chiarezza: i servizi di cloud (che sia Google Drive o qualsiasi strumento come quelli citati in precedenza) sono solitamente distinguibili in due grandi gruppi:

    • editing: offrono la possibilità di modificare i documenti condivisi tra i vari utenti che ne hanno i permessi;
    • versioning: consentono la visualizzazione delle versioni diverse dello stesso documento salvate nel cloud. Sarà infatti possibile in questo caso tornare alle versioni precedenti, ripristinando il file.
  • sharing: consente la condivisione ad altri utenti di un documento per permettere a questi ultimi di prenderne semplicemente visione;

Come utilizzare Google Drive da browser

Per poter utilizzare Google Drive da un browser, come ad esempio Google Chrome, occorrerà innanzitutto registrarsi alla piattaforma offerta da Google. È molto semplice ed intuitivo: vediamo come fare.

Come registrarsi a Google Drive

se disponete già di un account di posta elettronica offerto da Gmail dovrete semplicemente accedere al vostro spazio. In caso contrario, sarà necessario registrarsi e seguire l’apposita procedura rintracciabile sulla pagina: https://drive.google.com/. A questo punto, una volta effettuata la registrazione sarà possibile iniziare a usare immediatamente lo spazio gratuito messo a disposizione dalla piattaforma.

Accedendo all’account, inoltre, sarà possibile scaricare l’apposita app di Drive, disponibile sia per Mac che per PC, attraverso la quale sarà possibile gestire il proprio Drive senza più passare attraverso il browser. Grazie a questo applicativo, inoltre, sarà possibile lavorare ai file anche in modalità offline. Una comodità non di poco conto, qualora non si abbia disponibilità di rete, ma si voglia comunque accedere al file. Le modifiche, comunque, saranno sincronizzate una volta che il computer avrà nuovamente accesso alla rete. Per qualsiasi altro chiarimento in merito, comunque, è possibile fare riferimento alla guida di Google.

Cosa posso fare con Google Drive?

Le funzionalità di Google Drive sono molteplici. In primo luogo, il Drive di Google consente di creare nuovi file o di caricare i documenti già presenti sul computer. Una volta creato, oppure una volta caricato, il file sarà immediatamente disponibile a tutti gli account collegati. È possibile, comunque, non condividere un file con altri utenti, ma farlo in un secondo momento. Tutti i file possono essere sistemati in cartelle, così da mantenere un ordine personale che consenta di individuare immediatamente i file di cui si necessità.

In secondo luogo, Drive consente di visualizzare i documenti. Questi, al di là delle possibilità di ricerca offerte dal motore di ricerca interno, possono essere disposti in ordine alfabetico, in base all’ultima modifica oppure in virtù dell’autore del documento. Inoltre, i documenti nel Drive possono essere visualizzati sia come elenco, che come griglia di file.

Nel menu disponibile a sinistra, poi, è possibile trovare diverse opzioni:

  • I miei file: sono i file caricati o creati dal proprietario dello spazio accessibili anche agli altri utenti che hanno i permessi;
  • Condivisi con me: sono i file che altri utenti hanno condiviso con il proprietario dello spazio condiviso;

Un’ultima possibilità offerta da Google Drive è il backup su hard disk personali, così da avere sempre disponibile una versione aggiornata del cloud, qualora qualche file dovesse malauguratamente cancellarsi per errore.

Le funzionalità di un software come Google Drive lasciano intuire le grandi potenzialità di un software in cloud. Per questo, anche noi di Geniosoft, abbiamo messo a punto una versione in cloud del nostro software gestionale.

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