Gestione magazzino: guida completa su come gestire un magazzino

La gestione magazzino è forse la prima e più importante delle attività di un’azienda. Con gestione del magazzino, è bene precisarlo sin da subito, non si intende solamente il flusso di merci in entrata e in uscita dal magazzino stesso. Gestire un magazzino è un’attività più complessa, che consente di raccogliere alcune indicazioni fondamentali per la corretta gestione dei processi aziendali. In ultima analisi, quindi, la gestione magazzino consentirà di incrementare gli introiti. Vediamo, pertanto, come gestire un magazzino.

Gestione magazzino: le basi della logistica efficiente

Iniziamo da una premessa fondamentale: la gestione magazzino non è un’attività che riguarda solamente le imprese che movimentano grandi quantitativi di merci. A qualsiasi livello, un magazzino disorganizzato rischia di avere conseguenze nefaste sul business. Si pensi, per esempio, ai tempi di evasione degli ordini e alla soddisfazione del cliente. Un magazzino mal gestito può dilatare i primi e, di conseguenza, aumentare l’insoddisfazione dell’utente, che probabilmente non acquisterà più.

Assodata dunque l’utilità di un’efficiente gestione di magazzino, entriamo nello specifico della corretta organizzazione magazzino. Essenzialmente si possono enucleare tre direttrici, che consentono l’efficientamento del magazzino:

  • organizzazione del personale: la corretta gestione del personale magazziniere è  fondamentale per il processo di gestione delle merci in entrata e in uscita, nonché all’organizzazione del magazzino stesso;
  • logistica e sicurezza del magazzino: un’organizzazione strategica della logistica, ottimizza i processi di gestione delle merci e, inoltre, riduce il rischio di infortuni per i magazzinieri;
  • documentazione accompagnatoria: la corretta gestione della documentazione di accompagnamento della merce consente di semplificare le procedure di gestione del magazzino.

Analizziamo nello specifico ciascuna delle direttrici.

Organizzazione del personale: il magazziniere

gestione del magazzino

Nella gestione magazzino l’organizzazione del personale assegnato a questo compito è fondamentale. Il primo aspetto da curare nella gestione del magazzino – come vedremo in seguito – è proprio l’ordine. Un principio che può essere perseguito solamente quando nel magazzino ciascun addetto conosce a priori il proprio compito.

In questo campo, infatti, non esiste l’improvvisazione. Un errore commesso perché ciascun magazziniere era convinto che fosse compito di un altro, irrimediabilmente si rifletterà negativamente sul business. È fondamentale, dunque, stabilire in principio quali sono le mansioni di ciascun addetto, eventualmente prevedendo un responsabile della gestione del magazzino. A lui dovranno fare riferimento in caso di necessità gli eventuali addetti e a lui dovranno rendicontare sulle attività.

Quali sono i compiti del magazziniere

I compiti dei magazzinieri, in breve, possono essere così elencati:

  • ricezione merce: riceve la merce in arrivo, verificando la rispondenza con la documentazione accompagnatoria e le condizioni della merce assicurandosi che sia priva di danni;
  • stoccaggio merce: sposta la merce dalla zona di ricezione verso l’area di stoccaggio, posizionandola secondo criteri stabiliti a monte; da questa attività dipende buona parte della gestione di un magazzino;
  • redazione e controllo inventario: il magazziniere deve poter sapere in qualsiasi momento quanta merce dispone nel proprio magazzino e dove essa è disposta per rintracciarla nel minor tempo possibile;
  • stabilisce i limiti di scorta minima: in base al proprio inventario, il magazziniere deve essere in grado di organizzare la gestione delle scorte di magazzino, al fine di acquistare nuova merce e in quali quantità, prima di restare senza scorte;
  • organizza le spedizioni: il magazziniere, coordina anche le attività di spedizione delle merci, interfacciandosi con i corrieri che si occuperanno fattivamente della spedizione.

Logistica e sicurezza del magazzino: le basi per un magazzino efficiente

Semplificando notevolmente la definizione, potremmo definire la logistica come l’insieme di tutte le attività strategiche di un’azienda finalizzate alla gestione dei flussi di merce. Si tratta di una definizione calata perfettamente su realtà aziendali che si occupano di merci materiali.

Tanto basta, però, per capire che la logistica è di fondamentale importanza nella gestione magazzino. Gestire correttamente il flusso di merce non riguarda semplicemente lo spostamento di materiali da una parte all’altra del magazzino. Essa piuttosto attiene alle strategie messe in campo al fine di massimizzare i profitti, a fronte di investimenti più contenuti.

La logistica e il tasso di rotazione

logistica magazzino

Questo è facile da comprendere, se si considera che la merce “a terra” è un capitale immobilizzato. Praticamente, il magazziniere deve essere in grado di prevedere quanta merce può acquistare senza rischiare di tenere un capitale immobilizzato per un tempo troppo lungo. Tecnicamente, questo principio è detto tasso di rotazione e sta a indicare, per l’appunto, il tempo necessario affinché una certa merce abbandoni il magazzino.

Anche perché – è bene tenerlo a mente – gestire il magazzino genera di per sé un passivo. Nel bilancio occorre tenere in considerazione gli eventuali costi di locazione dei locali e delle attrezzature, le utenze, gli stipendi del personale e via proseguendo. Pertanto, sulla vendita della merce andranno a pesare proporzionalmente anche tali costi, riducendo progressivamente i margini di guadagno al crescere del tempo di permanenza della merce in magazzino.

In questo ambito esistono numerose strategie finalizzate a individuare le merci che generano maggiore fatturato. In definitiva, per brevità, si può dire che tutte le tattiche sono studiate al fine di ottenere una e una cosa soltanto: merce sempre disponibile, al costo del minor capitale immobilizzato, al fine di ridurre i tempi di attesa dell’utenza.

La sicurezza del magazzino

Un aspetto che, a prima vista, potrebbe sembrare una banalità riguarda l’osservanza delle norme di sicurezza. Nell’organizzare un magazzino, tuttavia, è bene tenere presente che attraverso il rispetto di tali norme, passa anche una gestione magazzino più efficiente.

La sicurezza del magazzino, per esempio, passa attraverso l’ordine e la pulizia del magazzino. Trattandosi di ambienti in cui le merci sono costantemente movimentate, spesso con l’ausilio di attrezzature specifiche, il magazzino è soggetto a disordine e sporcizia. Questo, inevitabilmente, si può tradurre in incidenti, che possono rallentare o addirittura arrestare il lavoro.

Pertanto, al fine di garantire il rispetto delle norme di sicurezza, è bene:

  • adottare piano di sicurezza: affidarsi a professionisti del settore, che siano in grado di redigere un piano sicurezza a cui tutti gli addetti del magazzino dovranno attenersi;
  • organizzare corsi di sicurezza: formare il personale addetto al rispetto delle norme di sicurezza e del piano di sicurezza contribuisce a ridurre il rischio di incidenti;
  • utilizzare i dispositivi di protezione individuali: l’utilizzo di tali dispositivi, e in generale la manutenzione di tutte le attrezzature in uso nel magazzino, riducono ulteriormente il rischio di incidenti.

Chiaramente, nessun piano sicurezza potrà mai azzerare completamente il rischio di un incidente. I benefici risultanti dal rispetto delle norme di sicurezza, tuttavia, andranno oltre la semplice riduzione di incidenti.

La documentazione: software gestionale magazzino

gestionale magazzino

La terza, e ultima, direttrice riguarda la gestione della documentazione. Come saprà chi ha già avuto esperienze in questo settore, la gestione magazzino ruota anche intorno alla documentazione accompagnatoria delle merci. In generale, possiamo elencare i seguenti documenti, che riguardano la gestione di un magazzino:

  • documento di trasporto o DDT: è il documento che deve obbligatoriamente accompagnare la merce durante le fasi trasporto;
  • fatturazione merce: riguarda i documenti fiscali di acquisto e vendita della merce, che nella gestione del magazzino sono importanti ai fini delle operazioni di carico e scarico delle merci dall’inventario;
  • inventario: attraverso la gestione dell’inventario di magazzino passa buona parte della organizzazione del magazzino; un inventario adeguatamente compilato e costantemente aggiornato è un documento che fornisce una fotografia esatta della gestione del magazzino e delle scorte.
  • gestione ordini: la gestione del magazzino, come visto, attiene anche alla soddisfazione del cliente; la gestione degli ordini, pertanto, è un altro aspetto fondamentale, al fine di garantire tempi di evasione degli ordini accettabili per i clienti.

Software gestionale magazzino per non perdere di vista nulla

Come visto finora, gestire magazzino è un’attività complessa. Per una gestione corretta occorre tenere in considerazione un numero di aspetti considerevoli, spesso oltre le possibilità del singolo. Per questo motivo, l’adozione di un software gestionale, che aiuti nella gestione della documentazione può essere una soluzione da perseguire.

Un gestionale magazzino, infatti, automatizza molte delle operazioni più comuni. Con riferimento alla documentazione precedentemente elencata, un gestionale può gestire automaticamente gli ordini in arrivo. In base a questi, poi, il software gestionale può preparare le fatture per la merce in uscita e i documenti di trasporto. Infine, automaticamente, il programma gestionale provvederà allo scarico delle merci in uscita aggiornando l’inventario. Eventualmente avvisando il magazziniere, qualora le scorte di magazzino abbiano raggiunto i limiti di scorta minimi. Un insieme di vantaggi, che si vanno a sommare a numerosi altri, che rendono il gestionale magazzino uno strumento indispensabile per gestire un magazzino.

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