Come fare una corretta gestione delle anagrafiche dei clienti

Le anagrafiche clienti non servono solo a gestire in modo puntuale la parte contabile di un’azienda, ma sono soprattutto uno strumento indispensabile per mantenere sempre aggiornate tutte le informazioni e i dati necessari alla gestione operativa di un’impresa sotto il profilo fiscale e amministrativo. Utilissime a velocizzare non solo la gestione delle vendite, ma anche l’emissione di documenti, esse rappresentano una risorsa utilissima anche per l’impostazione di campagne di marketing rivolte al target specifico di consumatori di riferimento. Ecco perché gestirle in maniera organizzata costituisce un valore aggiunto per ogni azienda, per ogni professionista che lavora a contatto con il pubblico. Di seguito tutto quello che c’è da sapere sulla corretta gestione dell’anagrafica clienti, per orientarsi nella scelta di strumenti che ne facilitino la realizzazione, senza complicare o appesantire i ritmi aziendali ma, al contrario alleggerendone il peso.

La scheda: il primo passo verso la gestione anagrafica clienti

Il primo passo da compiere per dar vita a una gestione virtuosa dell’anagrafica clienti è la compilazione della cosiddetta scheda cliente: quanto più essa sarà frutto di un lavoro accurato, tanto più utili saranno le informazioni raccolte.

Che cosa si intende per anagrafiche clienti? Essenzialmente questo: la scheda cliente rappresenta quello spazio dove annotare in maniera precisa tutte le informazioni relative a ogni singolo cliente della nostra attività. Essa, infatti, conterrà non solo nominativi e dati necessari per l’emissione di fatture e altra documentazione, ma anche tutto quanto riguarda i servizi offerti, i prodotti venduti, gli ordini fatti, gli scambi intercorsi tra quel dato cliente e la nostra azienda.

Perché l’anagrafica cliente e, di conseguenza un sistema di gestione, non può mancare se vogliamo che la nostra attività funzioni bene? La risposta a questa domanda è facilmente riassumibile in un esempio. Poniamo che un cliente chieda di voler rivedere le condizioni previste dal tipo di contratto stipulato o che voglia essere ragguagliato sui vantaggi che esso offre. In questo caso, avere uno storico che ne illustra tutti i punti, sarà fondamentale. La scheda clienti è, in sostanza, la sintesi che raccoglie tutti le fasi della trattativa, tutte le cose da sapere per poter dare una risposta ai suoi quesiti in modo rapido e semplice. Per questo compilare con cura una scheda cliente consente di gestire al meglio il rapporto, puntare a fidelizzare il cliente, dando maggiore forza alla vendita di un servizio.

Quali dati raccogliere nelle anagrafiche clienti

Quali sono i dati da raccogliere e inserire nelle anagrafiche clienti? Anzitutto il nome, ossia la denominazione del cliente che si tratti di una persona fisica o di una società. Poi, l’indirizzo che servirà a identificare la sua provenienza geografica. Serviranno, quindi, il codice fiscale o la partita IVA, ai fini della fatturazione e tutti i contatti, quali mail, numero telefonico, eventuale sito web. Quest’ultimi, in particolare, saranno utili alla creazione di una rubrica, che fungerà da archivio contatti. Infine, annoteremo i termini di pagamento stabiliti, così da avere anche uno scadenzario degli incassi previsti.

In ogni anagrafica cliente sarà fondamentale prevedere uno spazio dedicato alle note che varieranno a seconda della tipologia della nostra attività. Se, per esempio, si tratta di un centro estetico, nelle note potremo inserire le eventuali allergie o le preferenze del cliente rispetto ai prodotti utilizzati e al tipo di trattamento, di volta in volta, scelto. Va da sé che stabilire un metodo efficace ed esaustivo di compilazione della scheda cliente sarà la base da cui partire per pianificare al meglio l’intera anagrafica clienti, facendo di essa un’arma vincente per la nostra attività.

A questo punto sorge spontanea una domanda: «Quanto tempo impiegheremo per compilare nel modo giusto una scheda clienti?». Le risposte sono due: tanto, se pensiamo di poter fare tutto da soli, senza un supporto in termini di metodo; poco, invece, se opteremo per uno strumento capace di semplificare il lavoro, consentendoci di risparmiare tempo e di valorizzare al massimo le risorse.

Creare anagrafica clienti “fai da te” con Microsoft Excel

Sappiamo tutti che, nella libera professione, così come per un’azienda, il cliente è senza dubbio la risorsa più importante. Per questo, avere conoscenza approfondita e riuscire a catalogare tutte le informazioni che riguardano il tipo di rapporto di vendita o di consulenza che intercorre, ci permette di elaborare strategie necessarie al sostentamento della nostra attività. La catalogazione delle informazioni, abbiamo visto, è l’essenza dell’anagrafica clienti.

Dare vita all’anagrafica cliente della nostra attività professionale o della nostra azienda, in autonomia, è possibile utilizzando software come Microsoft Excel, il più diffuso programma di gestione di fogli elettronici, pensati per la pianificazione finanziaria personale, famigliare e aziendale. Excel si basa, essenzialmente, sulla costruzione di un sistema di righe e colonne che ospiteranno i vari dati raccolti per ogni cliente, così da averli sempre a portata di mano per consultarli ed aggiornarli. In sintesi: creeremo su un file di Excel tante colonne, quanti sono i campi da compilare (nome, indirizzo, dati fatturazione, ecc.) a esse corrisponderanno le celle che ospiteranno l’annotazione delle varie informazioni. Il programma ci permetterà anche di operare una ricerca delle informazioni da rintracciare nel file. L’anagrafica clienti creata adoperando Excel, dunque, potrà essere funzionale. Ma affinché questo possa verificarsi è necessario saper utilizzare bene questo strumento, di non facile fruizione per chiunque, specie per chi ha poca dimestichezza con la tecnologia.

Non dimentichiamo che la funzione primaria della gestione anagrafica cliente è quella di semplificare, non certo di complicare; di ottimizzare i tempi e non di allungarli. La scelta di uno strumento che possa aiutarci in questo, e che ci permetta di godere dei vantaggi che ne derivano, dovrà anzitutto tenere conto di questi imprescindibili requisiti. Possiamo, in conclusione, affermare che Excel è un buon punto di partenza nella creazione di una anagrafica cliente, ma che è adatto a chi ha un numero di clienti non elevato e a chi può gestire i clienti singolarmente. Per esempio, a quei professionisti che hanno da pochissimo avviato la loro attività. Diversamente la gestione anagrafica con Excel potrebbe rivelarsi poco pratica e, di conseguenza, non del tutto esaustiva.

Gestione anagrafica clienti: questione di software

Da quanto analizzato finora emerge chiaramente che le aziende e i professionisti che hanno un esteso bacino di clienti necessitano di un vero e proprio sistema di gestione anagrafica clienti che non può limitarsi all’uso di Excel o di altre risorse gratuite. In questi casi la soluzione più idonea a soddisfare il bisogno di garantire un’organizzazione del lavoro e del rapporto con la clientela è quella offerta dai software gestionali. Si tratta di programmi informatici che permettono di semplificare notevolmente il lavoro di un professionista di un’azienda, in materia di rapporto col cliente, perché appositamente studiati e realizzati sulla base di esigenze specifiche. Dotarsi di un software gestionale assicura diversi vantaggi importanti come l’eliminazione del rischio della perdita dei dati, l’ottimizzazione delle tempistiche, la semplificazione delle attività legate alla gestione della clientela e, di conseguenza, l’aumento della competitività.

La competitività è uno degli aspetti di cui tener conto, se siamo in dubbio su se adottare o meno un software specifico adatto al modo dei professionisti e delle aziende. In una realtà economica come la nostra, infatti, si impongono modelli organizzativi sempre più orientati alla semplificazione dei processi aziendali. Dunque un programma informatico, che permette l’automatizzazione di flussi, informazioni e processi sarebbe di essenziale supporto e renderebbe la nostra azienda o il nostro studio professionale decisamente più competitivi, rispetto ad altri del nostro stesso settore.

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