Fattura proforma: cos’è e quando si usa (con modello)

Uno degli strumenti non fiscali sempre più utilizzati dai professionisti e dalle aziende è la fattura proforma. È uno strumento molto comodo, utilizzato per consentire al cliente di verificare i prodotti o le prestazioni, il prezzo, la correttezza dei dati di fatturazione e altro. Essa, tuttavia, offre anche dei vantaggi a chi la emette. Le fatture proforma, infatti, sono molto utili al fine di non commettere errori contabili. Scopriamo meglio, dunque, cos’è e a cosa serve questo documento.

Che cos’è la fattura proforma

La fattura proforma, o semplicemente proforma, è un documento che non ha valore ai fini fiscali. Come abbiamo già spiegato in un approfondimento sull’omessa fatturazione, la mancata produzione di questo documento fiscale comporta delle sanzioni. Pertanto la fattura pro forma non è da considerarsi un sostitutivo della fattura vera e propria, anche se somiglia ad essa. Con fattura proforma, al contrario, si intende un documento che attesta:

  • i servizi e/o i prodotti che l’azienda o il professionista intendono fornire al cliente;
  • il costo dei servizi e/o prodotti che l’azienda o il professionista propongono al cliente;
  • i dati necessari per il pagamento del servizio e/o prodotto offerto;
  • i dati di fatturazione del cliente che ha richiesto il servizio e/o il prodotto.

Chi può usare la fattura proforma

In realtà, trattandosi di un documento che non ha alcuna implicazione fiscale, la fattura proforma può essere utilizzata da chiunque. Generalmente, però, essa è impiegata con maggiore frequenza dai professionisti, come avvocati, commercialisti, architetti, ecc. Negli ultimi tempi, però, la fatturazione proforma si è diffusa anche fra le aziende, specie quelle di piccole e medie dimensioni.

I vantaggi della fattura pro forma

Il principale vantaggio della fattura pro forma risiede proprio nella peculiarità di questo documento. Non avendo fini fiscali, il professionista o l’azienda che emette il proforma di fattura non sarà tenuto a pagate le imposte sull’imponibile, vale a dire l’Iva. Questo consente di limitare le perdite, laddove, per una qualsiasi ragione, il compenso non dovesse essere saldato. È anche vero che i professionisti, per legge, dovrebbero fatturare successivamente al pagamento e non all’esecuzione della prestazione. Anche in questo caso, quindi, la fattura proforma è la soluzione ideale.

Il secondo vantaggio delle proforma sta nella possibilità di verificare eventuali errori nella compilazione della fattura. Quando si parla di documenti fiscali, infatti, due cose sono vere: l’errore è sempre dietro l’angolo e, il secondo, evitare errori è sempre meglio. Sfruttando le potenzialità delle fatture pro forma, pertanto, è possibile mantenere i documenti fiscali sempre in ordine, senza la necessità di dover annullare, in seconda battuta, le fatture già emesse. D’altra parte, questo consente un doppio controllo: sia da di chi emette la proforma, sia da parte di chi la riceve.

Il terzo vantaggio, che non viene mai sottolineato a sufficienza, ma che pure ricopre un ruolo fondamentale, riguarda la possibilità di creare un remind per il cliente. Nell’attività da libero professionista, purtroppo, tanti sono coloro costretti a rincorrere i clienti per ricordargli di saldare. La fattura proforma, pertanto, diventa un sistema molto elegante per ricordare la scadenza in essere.

Come si compila la fattura proforma

La fattura proforma, come abbiamo già detto, non differisce particolarmente da una fattura classica. L’importante è che essa riporti la dicitura fattura proforma. Soltanto in questo modo essa non avrà valore ai fini fiscali, consentendovi sino al saldo di non versare le imposte.

Per il resto, poi, il modello fattura proforma non ha vincoli particolari legati all’impaginazione. Il modulo fattura proforma può tranquillamente ricalcare lo stile della fattura standard, ricordando però, di inserire in fondo alla pagina la dicitura su fattura proforma:

Il presente documento non costituisce in maniera assoluta fattura ai sensi dell’art. 21 del D.P.R. 633/72 e quindi non genera esigibilità di imposta per il prestatore.

Trattasi di documento emesso in relazione al pagamento di corrispettivi di operazioni assoggettate ad imposta sul valore aggiunto (art.6, comma 2, del D.P.R. 642/72). Contestualmente al pagamento, verrà emessa regolare fattura con evidenziazione dell’IVA.

Accanto a questo, un aspetto a parte riguarda la numerazione fattura proforma.

Numerazione fattura proforma

Come una fattura tradizionale, la numerazione fattura proforma deve essere progressiva, indipendente dalla numerazione delle fatture tradizionali. Questo è importante, sia per non confondere le due tipologie di fatture, che, come visto, devono essere distinte e separate, sia perché non appena avverrà il saldo, dovrà essere emessa la fattura ordinaria, con riferimento a quella proforma.

Fattura proforma fac simile

Per aiutarsi nella compilazione di questo documento, abbiamo preparato una fattura proforma fac simile che può essere scaricata di seguito:

 

Scarica Modello fattura proforma

 

Fattura proforma e gestionali

Con un gestionale per professionisti, come per esempio StudioJet di GenioSoft, gestire le fatture ordinarie e le fatture proforma è molto più semplice. Gestionali come StudioJet, infatti, consentono di gestire ogni aspetto relativo alla fatturazione. Questo include anche la numerazione multipla, che ovviamente occorre tenere qualora si decida di utilizzare la fatturazione pro forma. Inoltre, un programma di fatturazione consente di conservare in maniera ordinata tutte le fatture, sempre disponibili per ogni necessità.

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