Errori fattura elettronica: come comportarsi se la fattura viene rifiutata

A tutti, almeno una volta, sarà capitato di commettere un errore mentre redigeva una fattura elettronica e di rendersene conto solamente quando ormai era troppo tardi. Cerchiamo di analizzare alcuni degli errori più comuni e le modalità per superare questo ostacolo che, a ben vedere, non è insormontabile.

Gli errori più comuni nella fatturazione elettronica

Con l’arrivo dell’obbligo di fatturazione elettronica, infatti, il rischio di vedersi tornare indietro una fattura è sempre elevato. Specialmente nei primi mesi dall’introduzione dell’obbligo, il tasso di fatture elettroniche scartate è stato molto elevato. Nella maggior parte dei casi, però, si trattava di errori formali, di più semplice risoluzione. Esiste tuttavia una casistica di errori molto più ampia, la cui risoluzione richiede maggiore impegno.

Per entrare nel merito, ricordiamo che nel processo di fatturazione elettronica esistono essenzialmente tre attori:

  • il professionista: è colui che trasmette la fattura elettronica ad altro privato o alla Pubblica Amministrazione;
  • il Sistema di Interscambio: è la piattaforma telematica attraverso cui il professionista trasmette la fattura elettronica;
  • il destinatario: è il privato o l’ufficio della Pubblica Amministrazione, che riceve la fattura elettronica.

Il processo di fatturazione elettronica prevede che il professionista invii la fattura al Sistema di Interscambio, che ne verificherà l’integrità. Se la valutazione risulterà positiva la inoltrerà al destinatario, che sia un privato o una Pubblica Amministrazione, notificando al mittente l’avvenuta consegna. Qualora invece la piattaforma riscontri dei problemi, allora provvederà a notificare al mittente l’errore, notificando a questi anche il tipo di errore riscontrato. Vediamo, dunque, quale potrebbero essere gli errori più comuni.

Gli errori della fattura elettronica previsti dal SdI

Come detto, quando il Sistema di Interscambio rigetta una fattura elettronica, nella notifica che viene inviata al mittente della stessa è riportato anche l’errore riscontrato dalla piattaforma stessa. Questa, infatti, esegue una serie di controlli, il cui dettaglio può essere approfondito in un apposito documento dal titolo “Elenco dei controlli effettuati sul file fattura del Sistema di Interscambio”. Vediamo le soluzioni per ciascuno di essi.

Verifica sulla nomenclatura e sull’unicità del file

La prima delle verifiche il Sistema di Interscambio conduce sul file inviato dal mittente riguarda il nome dello stesso, al fine di evitare che la fattura elettronica inviata risulti non valida oppure un doppione.

Nome del file non valido – Codice 00001

Quando nella notifica del Sistema di Interscambio è riportato il Codice 00001, la piattaforma ci sta informando che il nome del file non rispetta i parametri previsti. In questo caso, la soluzione consiste nella modifica del nome secondo le regole di nomenclatura:

<idFiscale-inviante>_<progressivo>.<xml | xml.p7m | zip>

Nome del file duplicato – Codice 00002

Se il Sistema di Interscambio notifica il Codice 00002, la piattaforma ci sta informando che esiste un’altra fattura con il medesimo nome. Questo, però, occorre sia univoco e, per risolvere il problema, sarà sufficiente sostituire il nome della fattura con il progressivo successivo.

Verifica delle dimensioni del file

La seconda tipologia di controllo eseguito dal Sistema di Interscambio, invece, riguarda le dimensioni del file. In particolare, queste non devono eccedere le dimensioni stabilite dalle linee guida.

Dimensioni del file superiori al consentito – Codice 00003

Qualora il Sistema di Interscambio segnali il Codice 00003, la piattaforma evidenzia il superamento del limiti di dimensioni consentiti dal canale di trasmissione. In questo caso, quindi, occorre verificare il file affinché rimanga nei limiti consentiti dal Sistema.

Verifica sull’integrità del documento

Il terzo step di verifica eseguito dal Sistema di Interscambio riguarda l’integrità del documento. Questo per assicurare che il file, dopo l’apposizione delle firma elettronica, non abbia subito modifiche di qualsiasi genere.

File non integro (firma non valida) – Codice 00102

Nel caso in cui la notifica contenga il Codice 00102,il Sistema di Interscambio segnala che il file, successivamente all’apposizione della firma elettronica, è stato nuovamente modificato. In questo caso, pertanto, è necessario verificare il file stesso e, una volta concluse le operazioni di modifica, apporre nuovamente la firma elettronica.

Verifica di autenticità del certificato di firma

Se il file ha superato tutte le verifiche precedenti, allora il Sistema di Interscambio lo sottopone a una serie di verifiche relative alla validità del certificato di firma utilizzato per apporre la firma elettronica. In particolare, i controlli eseguiti in questa fase possono dare luogo a quattro codici di errore.

Certificato di firma scaduto – Codice 00100

Con il Codice 00100 il Sistema di Interscambio comunica di aver appurato che il certificato di firma è scaduto. Pertanto, prima di utilizzarlo nuovamente, è necessario rinnovarlo.

Certificato di firma revocato – Codice 00101

Il secondo codice di errore, il Codice 00101, sta a indicare che il Sistema di Interscambio ha riscontrato la revoca del certificato di firma. Come nel caso precedente, quindi, prima di procedere occorre rinnovarlo nuovamente.

CA (Certification Authority) non affidabile – Codice 00104

Il Codice 00104 indica che il certificato utilizzato per la firma, probabilmente, è un certificato di testo. Per questo, occorre firmare la fattura elettronica con un certificato valido.

Codice non valido – Codice 00107

L’ultimo controllo sull’autenticità del certificato ne verifica la validità. Qualora il Sistema di Interscambio dovesse riscontrare dei problemi con questa, allora segnalerà il Codice 00107 e, pertanto, sarà necessario acquisire un certificato valido prima di tentare un nuovo invio.

Verifica del file e del formato

La quarta tipologie di verifiche del Sistema di Interscambio riguarda proprio il file e il suo formato. In particolare, la piattaforma controlla che il contenuto del documento rispetti le regole delle specifiche tecniche. In questo caso, è possibile riscontrare cinque codici di errore.

Assenza del riferimento temporale – Codice 00103

Quando il Sistema di Interscambio notifica il Codice 00103, la piattaforma segnala che il file è privo dei riferimenti temporali. Questa informazione, contenuta nella firma digitale, è invece obbligatoria. La soluzione pertanto prevede il completamente del campo “SigningTime” della firma digitale.

Incoerenza del riferimento temporale – Codice 00105

Il Codice 00105 si verifica quando il riferimento temporale della firma risulta incoerente, perché successivo alla data di invio del file. In questo caso, pertanto, occorre verificare il campo “SigningTime” e appurare che il riferimento temporale sia antecedente all’invio della fattura elettronica.

File archivio vuoto o corrotto – Codice 00106

Se il Sistema di Interscambio riscontra problemi con il file, allora segnalerà il Codice 00106. Prima di tentare un nuovo invio, dunque, è necessario verificare che il file sia uno zip, che contenga almeno un elemento e che il suo peso non sia di zero kilobyte.

File non conforme al formato – Codice 00200

Se il file non risulta conforme al formato, il Sistema di Interscambio recapita al mittente un errore con il Codice 00200, corredato della descrizione puntuale della difformità. In questo caso, è sufficiente verificare che il file sia conforme con quanto richiesto dalla piattaforma e tentare un nuovo invio.

Errori multipli di formato – Codice 00201

Questo tipo di errore, segnalato con il Codice 00201, viene notificato quando sono stati riscontrati oltre 50 errori di formato, che rappresenta il limite massimo di errore ammessi dalla piattaforma prima che questa interrompa i controlli sui file. È necessario verificare che il file sia conforme al formato richiesto, prima di tentare un nuovo invio.

Verifiche sul contenuto della fattura elettronica

Dopo aver eseguito le prime verifiche sulla conformità del file inviato, il Sistema di Interscambio è anche in grado di eseguire una serie di controlli sui contenuti del documento. In particolare, la piattaforma è capace di garantire solamente la coerenza del contenuto degli elementi informativi previsti dalla regole tecniche. In questo caso, il Sistema di Interscambio può notificare 24 Codici di errore differenti. In questa sede, però, ci limiteremo a evidenziare i principali, rimandando per i restanti all’“Elenco dei controlli effettuati sul file fattura del Sistema di Interscambio”.

Campi assenti – Codice 00417

Il Codice 00417 viene notificato dal Sistema di Interscambio quando i campi <IdFiscaleIVA> e <CodiceFiscale> risultano entrambi vacanti. Per risolvere questo problema, pertanto, almeno uno dei due campi deve essere completato.

Data non coerente – Codice 00418

Questo errore, segnalato con il Codice 00418, si verifica quando la data del documento Nota di Credito (campo 2.1.1.3 <Data>) risulta antecedente alla fattura elettronica a cui essa è collegata. Per effettuare l’invio, pertanto, è necessario verificare che la data sia successiva a quella della fattura.

Valore Imposta errato – Codice 00421

In questo caso, il Sistema di Interscambio verifica che il calcolo del valore inserito nel campo Imposta sia coerente con le regole definite dalle specifiche tecniche del Sistema di Interscambio. Qualora questo non si verifichi, la piattaforma notificherà il Codice 00421 e sarà necessario controllare le disposizioni del Sistema in materia.

Valore Imponibile errato – Codice 00422

Come nel caso precedente, il Sistema di Interscambio verifica anche che il valore indicato nel campo ImponibileImporto sia calcolato secondo le specifiche tecniche. Come prima, qualora questo non sia verificato, la piattaforma segnalerà il Codice 00422 e sarà necessario controllare le disposizioni del Sistema in materia.

Aliquota IVA errata – Codice 00424

Il Sistema di Interscambio prevede che il campo AliquotaIva sia indicato in termini percentuale. Qualora questo non si verifica, la piattaforma segnalerà il Codice 00424 e sarà necessario modificare la cifra indicata, con la percentuale.

PEC destinatario mancante – Codice 00426

Nel caso in cui il destinatario intenda ricevere la fattura elettronica sulla propria casella PEC, com’è noto, risulta necessario inserire nel campo del CodiceDestinatario il valore 0000000. A fronte di questo, però, è anche necessario compilare il campo PECDestinatario. Qualora questo non avvenga, il Sistema di Interscambio segnalerà il Codice 00426 e, per poter procedere, sarà necessario completare il campo.

Verifica di validità del contenuto della fattura

Il Sistema di Interscambio, inoltre, verifica anche che i dati contenuti nella fattura elettronica siano coerenti per procedere con l’inoltro del documento al destinatario. In questo senso, la piattaforma verifica che:

  • il codice del destinatario sia presente e attivo nell’anagrafica di riferimento (IPA in caso di Pubblica Amministrazione o Sistema di Interscambio per i privati) o che sia stato inserito almeno uno dei valori di default 999999 o 0000000;
  • sulla presenza nell’anagrafica IPA di uno o più uffici di fatturazione elettronica attivi associati al codice fiscale, se nel campo del codice identificativo sia stato inserito il valore 999999;
  • sulla presenza nell’anagrafica IPA di uno e un solo ufficio di fatturazione elettronica attivo associato al codice fiscale, qualora il campo codice identificativo contenga il codice di fatturazione elettronica centrale;
  • sulla validità dei codici fiscali e delle partite IVA relative ai soggetti trasmittente, cedente/prestatore, rappresentante fiscale, concessionario/committente.

Identificativo mittente errato – Codice 00300

L’errore segnalato con il Codice 00300 si verifica quando l’identificativo fiscale del trasmittente non risulta valido. In questi casi, pertanto, è necessario verificare il campo IdTrasmittente/IdCodice dei “DatiTrasmessione”.

Identificativo destinatario non valido – Codice 00311

Questo errore, segnalato con il Codice 00311, si verifica quando il codice inserito nel CodiceDestinatario è errato oppure non presente su IPA. Per risolvere, pertanto, è necessario correggere l’identificativo del destinatario con quello corretto.

Identificativo destinatario non attivo – Codice 00312

Questo problema, evidenziato con il Codice 00312, si verifica quando il Sistema di Interscambio verifica un codice destinatario non ancora abilitato alla ricezione della fattura elettronica. In questi casi, dopo aver verificato la correttezza dell’identificativo, si deve attendere l’abilitazione del ricevente.

Verifica di unicità della fattura

Gli ultimi controlli eseguiti dal Sistema di Interscambio sono tesi a verificare che una fattura già trasmessa non venga nuovamente trasmessa. Per questo, la piattaforma esegue dei controlli sull’identificativo del cedente/prestatore sull’anno e sul numero della fattura. Qualora questi dovessero coincidere, allora il Sistema potrebbe segnalare due possibili codici.

Fattura duplicata – Codice 00404

Il Codice 00404 viene notificato quando il Sistema ha verificato già la presenza della fattura. In questo caso, l’unica soluzione possibile, è quella di verificare che il campo Numero dei “DatiGenraliDocumento” sia unico per cedente/prestatore, il tipo di documento e l’anno.

Fattura duplicata nel lotto – Codice 00409

Questo errore, segnalato con il Codice 00409, si verifica quando all’interno di un lotto vengono riscontrate fatture duplicate. Come nel caso precedente, pertanto, risulta necessario controllare i dati di invio.

Questi sono i principali codici di errore che il Sistema di Interscambio potrebbe notificare. Per restare sempre aggiornati sui nuovi controlli introdotti, comunque, è sempre possibile fare riferimento al sito dell’Agenzia delle Entrate.

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