Il decalogo della fattura elettronica senza errori

Presto la fattura elettronica diventerà lo standard per tutti, non solo verso la Pubblica Amministrazione, ma anche fra privati. Già adesso, però, la fatturazione elettronica fra privati comporta qualche perplessità fra i professionisti. In questo decalogo sulle fatture elettroniche proveremo a rispondere alle principali perplessità intorno alla fatturazione elettronica. E, se doveste avere altre domande, non esitate a porcele: cercheremo di rispondervi.

Breve presentazione della fattura elettronica

La fattura elettronica è una delle misure che l’Amministrazione ha introdotto al fine di combattere il fenomeno dell’evasione fiscale. Si tratta di una fattura digitale, in grado di certificare l’origine e l’autenticità del contenuto. La fattura elettronica è diventata obbligatoria fra i soggetti al regime di Partita IVA e la Pubblica amministrazione, a partire da giugno 2014. Successivamente, in maniera graduale, l’obbligo è stato esteso anche alla fatturazione fra privati. Vediamo quali sono le domande frequenti in materia.

1) Quando sarà obbligatoria la fattura elettronica fra privati?

L’obbligo di fattura elettronica fra privati sarà operativo a partire dal 1° gennaio 2019. Tuttavia, già dal 1° luglio 2018, sarà obbligatoria la fattura elettronica per carburanti, cioè per l’acquisto di benzina e gasolio. Dal 1° settembre 2018, invece, la fatturazione elettronica sarà obbligatoria per gli acquisti in regime di tax free shopping. Dal 2019, infine, l’obbligo sarà esteso a tutte le transazioni.

2) Come fare una fattura elettronica?

Uno dei primi dubbi dall’introduzione dell’obbligo riguarda come fare fattura elettronica. Per semplificare la procedura di emissione della fattura elettronica, l’Agenzia delle Entrate ha predisposto un sistema che prende il nome di Sistema di Interscambio. Già utilizzato dai professionisti e dalle aziende che si interfacciano con la Pubblica amministrazione, il SdI emette una fattura digitale in formato XML, su cui viene apposta la firma digitale e la marca temporale.

3) Che cos’è il Sistema di Interscambio?

Il Sistema di Interscambio è un sistema informatico online dell’Agenzia delle Entrate che consente diverse operazioni. Attraverso lo SdI è infatti consentito l’invio e la ricezione delle fatture elettroniche e, cosa ancora più importante, i controlli delle informazioni riportate nelle fatture.

4) È obbligatorio firmare digitalmente le fatture elettroniche?

La firma digitale dell’emittente è obbligatoria per tutte le fatture elettroniche. Questa misura garantisce l’autenticità delle informazioni contenute nella fattura e, chiaramente, l’autore della fattura stessa. Per entrare in possesso di una fattura elettronica è necessario rivolgersi a uno dei certificatori ufficiali.

5) Come assolvere all’imposta di bollo sulla fattura elettronica?

Per assolvere agli obblighi di bollo con la fatturazione elettronica si può fare affidamento alla marca da bollo virtuale. In questo caso, il contribuente dovrà comunicare all’Agenzia un preventivo del volume di fatturazione. In base a questo viene calcolato il totale da versare tramite modello F23. Attraverso comunicazione consuntiva, invece, si calcolerà il totale preciso e, dunque, l’eventuale credito d’imposta.

6) Quali sono le sanzioni in caso di mancata fatturazione?

Nel caso di inosservanza dell’obbligo di fatturazione elettronica, il legislatore ha previsto delle sanzioni nei confronti dei trasgressori. L’articolo 6 del D.Lgs. n. 471/1997 dispone una sanzione variabile dal 90% al 180% dell’imposta relativa all’imponibile non documentato o comunicato in maniera errata.

7) Cosa succede in caso di fattura elettronica errata?

La fattura elettronica può automaticamente essere scartata dal Sistema di Interscambio, che effettua un primo controllo sui dati entro 15 giorni. In secondo luogo, la fattura digitale può essere rifiutata da parte del ricevente, per esempio la Pubblica Amministrazione di riferimento, o il privato.

8) Cosa fare in caso di rifiuto o scarto della fattura elettronica?

Quando l’Amministrazione di riferimento rigetta la fattura, esistono due possibilità: la remissione della fattura oppure l’emissione di una nota di credito e l’emissione di una nuova fattura. Nel primo caso, quello preferito dalle Amministrazioni, si richiede al mittente di correggere la fattura, utilizzando lo stesso numero e la stessa data. Nel secondo caso, preferito dalle Amministrazioni centrali, viene richiesta una nota di credito e una nuova fattura, con diversa numerazione e data di emissione. Anche nella fatturazione elettronica fra privati le procedure sono le medesime.

9) Come conservare le fatture elettroniche?

La legge prevede, come già avveniva in passato, la conservazione delle fatture elettroniche. A differenza della fattura tradizionale, tuttavia, la fattura elettronica è accompagnata dalla presa in carico e dall’accettazione del Sistema di Interscambio. Questi documenti informatici hanno valore legale e, pertanto, devono essere conservati insieme con la fattura stessa. Solitamente, un software di fatturazione conserva automaticamente tali informazioni.

10) È possibile gestire la fatturazione elettronica con un software gestionale?

Sì, la fatturazione può essere gestita tramite software gestionale. In questo caso, il software è in grado di generare automaticamente il file in formato XML, per la trasmissione al Sistema di Interscambio. Tale trasmissione può avvenire anche in maniera automatica. La comodità, in questo caso, risiede nella possibilità di seguire l’iter, dall’ordine, passando per la spedizione e per l’emissione della fattura.

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