Guida alla compilazione della nota di credito fattura

Chiunque emetta fatture, prima o poi, è costretto a fare i conti con qualche errore. Cosa fare in questi casi? La nota di credito è lo strumento che consente di rettificare gli errori commessi, in maniera molto semplice. In questo articolo, dunque, scopriamo cos’è una nota di credito, come fare la nota di credito e quando fare la nota di credito.

Cos’è una nota di credito?

Il primo aspetto da chiarire è cos’è una nota di credito. La nota di credito o nota di accredito è un documento contabile, con cui si rettifica un importo precedentemente fatturato. Questo strumento, pertanto, è particolarmente utile per evitare, per esempio, il versamento di imposte non dovute. L’emissione nota di credito avviene solitamente quando:

  • nella fattura erano presenti errori nel computo delle imposte da applicare;
  • nella fattura erano presenti errori nella base imponibile riportata;
  • nella fattura non è stato riportato uno sconto concordato fra le parti;
  • avviene la rescissione o l’annullamento del contratto precedentemente sottoscritto.

In tutti questi casi, si procede all’emissione della nota di variazione – di cui la nota di credito, così come la nota di debito, è una specifica variante – la cui compilazione è disciplinata dall’art. 26 del D.P.R. 633/1972.

Differenze fra nota di credito e nota di debito

Come detto, la nota di credito o accredito è una nota di variazione, esattamente come la nota di debito. La differenza fra nota di credito e nota di debito consiste in:

  • nota di debito: si applica quando la fattura originaria conteneva un importo più basso del dovuto e, pertanto, il cliente ha un debito nei confronti di chi ha emesso la fattura;
  • nota di credito: si applica quando la fattura originaria conteneva un importo più alto del dovuto e, pertanto, il cliente vanta un credito nei confronti di chi ha emesso la fattura, se la transazione è già avvenuta.

Come fare la nota di credito

Stabilito questo, passiamo a come fare una nota di credito. La nota di credito ha lo stesso valore di una fattura. Pertanto, in essa devono essere obbligatoriamente contenute delle informazioni che la identifichino univocamente. Inoltre, deve contenere le informazioni che indichino la fattura a cui essa fa riferimento. Pertanto, per compilare una nota di credito occorrono:

  • la data di compilazione della nota di credito;
  • un numero progressivo, facente parte di una numerazione che riguarda le note di credito compilate nel corso dell’anno;
  • i riferimenti di numerazione, data e prodotti/servizi della fattura precedentemente emessa;
  • le correzioni necessarie alla fattura cui fa riferimento la nota di credito.

nota di accredito

Quando fare nota di credito?

Come abbiamo visto, esiste un’ampia casistica per l’utilizzo della nota di credito. Tuttavia, questa è sottoposta a dei limiti temporali di applicabilità, che variano a seconda dei casi. Pertanto, quando fare nota di credito? In linea di massima, possiamo dire:

  • cause non sottoposte a limiti temporali:
    • applicazione di sconti previsti nel contratto, ma non riportati in fattura;
    • mancato pagamento, parziale o totale, della fattura in caso di pignoramento infruttuoso o fallimento;
    • risoluzione, recesso o revoca del contratto.
  • cause sottoposte a limiti temporali (entro un anno, a partire dall’emissione della fattura):
    • sopravvenuto accordo fra le parti, che precedentemente avevano sottoscritto un contratto;
    • errori di importo nella fattura in misura superiore al dovuto.

Laddove si dovessero eccedere i termini di emissione, vi è il rischio di incorrere nelle sanzioni previste in caso di omessa fatturazione.

Le note di credito con i software di fatturazione

La causa principale degli errori nell’emissione di fatture, essenzialmente, risiede nella mancata standardizzazione dei processi di fatturazione. Solitamente, senza un software fatturazione, si costruisce un documento nuovo. Le informazioni al suo interno, poi, sono inserite manualmente. Così come gli accordi raggiunti con il cliente. Tutto questo, inevitabilmente, può portare a errori di trascrizione o dimenticanze.

Con un software di fatturazione, invece, la probabilità di commettere errori viene ridotta sensibilmente. Il processo di fatturazione, infatti, segue un’unica linea, che parte dall’emissione del preventivo e si conclude con la fatturazione stessa. E, laddove si dovessero comunque effettuare degli errori, software di fatturazione come Maestro consentono comunque l’emissione di note di credito in maniera automatica. Ciò non solo riduce i tempi, ma assicura anche di tenere sotto controllo i preventivi, le fatture e le eventuali note di accredito.

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