Conservazione sostitutiva delle fatture: chiariamo a cosa serve

Da quando nel 2014 è subentrato l’obbligo di fatturazione elettronica verso la Pubblica Amministrazione, e in generale con la diffusione delle tecnologie informatiche, la conservazione sostitutiva delle fatture è diventata sempre più comune. A partire dal 2019, com’è noto, l’obbligo di fattura elettronica sarà reso esteso anche ai privati e ai consumatori. Pertanto, l’archiviazione sostitutiva delle fatture diventerà un pilastro della gestione fiscale di chiunque. Vediamo meglio, quindi, cos’è la conservazione digitale.

La conservazione sostitutiva di un documento: le fatture

La conservazione sostitutiva, nel senso più ampio del termine, è la conservazione elettronica di un documento. Questa procedura, regolata dalla legge, conferisce un valore legale al documento informatico. Fra i documenti che possono sfruttare l’archiviazione elettronica, ovviamente, ci sono anche le fatture. Questo conferisce notevoli vantaggi, sia in termini di semplicità di archiviazione fatture, di trasferimento e di consultazione delle stesse. Come vedremo, comunque, la conservazione sostitutiva fatture riguarda tanto quelle elettroniche, quanto quelle cartacee. Vediamo per ciascuna di essere come avviene l’archiviazione sostitutiva. Nel caso di fatture elettroniche, tuttavia, il procedimento si integra con quello riguardante l’assolvimento dell’imposta di bollo telematica.

Conservazione sostitutiva: caratteristiche del file

Il file che deve essere utilizzato per la conservazione sostitutiva di una fattura deve avere alcune caratteristiche. In primo luogo deve essere in formato XML, perché al suo interno deve contenere tutti i dati in maniera strutturata. Questo assicura che il file sia integro e, soprattutto, ne certifica data e ora di emissione. Nel caso della fattura elettronica tutto ciò avviene automaticamente: i software di fatturazione, come ad esempio Maestro, emettono già di default un file XML adatto allo scopo. Al fine di certificare la paternità del file, poi, occorre che il file sia firmato digitalmente. Fra le informazioni che il file deve contenere, al fine di consentire l’indicizzazione e la successiva ricerca, vi è un sottoinsieme di dati che includono il numero della fattura, il numero di Partita IVA del destinatario e del mittente e così via. Il file relativo a una fattura, poi, può andare a far parte di un lotto, che solitamente coincide con un certo periodo. In questo caso, il lotto deve essere in grado di assicurare l’ordine cronologico delle fatture. Anche i lotti, che vengono bloccati, dovranno poi contenere una marca temporale e la firma digitale del responsabile.

Conservazione sostitutiva fatture elettroniche

Come per ogni altro documento, vige anche l’obbligo di conservazione fatture elettroniche. Anzi, nel caso di fattura elettronica l’unica forma di conservazione fattura ammessa è proprio quella elettronica. Tale obbligo vale tanto per chi emette il documento fiscale, quanto per chi lo riceve. In virtù della loro natura digitale, tuttavia, il processo di conservazione fattura elettronica risulta più semplice.

Per soddisfare i criteri del legislatore italiano, la conservazione della fattura elettronica deve assicurare l’integrità del documento, i riferimenti temporali e l’unicità del soggetto che l’ha emessa. Nel caso della fatturazione elettronica, queste informazioni sono già inserite automaticamente nel file digitale per mezzo della marca temporale e della firma digitale. Assicurato questo, poi, occorre rispettare le scadenze stabilite dall’Agenzia delle Entrate per l’archiviazione digitale delle fatture. In particolare, per quanto riguarda le fatture elettroniche, la loro archiviazione deve avvenire entro 15 giorni dalla data di emissione del file.

Conservazione fatture cartacee

La conservazione di fatture cartacee tradizionalmente avviene in appositi archivi. Secondo una giurisprudenza consolidata le fatture, così come altri documenti aziendali, devono essere conservati per almeno dieci anni a partire dal termine dell’esercizio. Questo è il motivo per cui gli archivi fiscali finiscono per diventare gigantesche stanze colme di documenti, spesso difficili da reperire. Per questo, la legge ha previsto anche la possibilità di conservare fatture cartacee su supporti di immagini. A questo proposito, la legge n. 489/1994 stabilisce che:

«le scritture e i documenti di cui al presente articolo [fra cui anche le fatture, nda] possono essere conservati sotto forma di registrazioni su supporti di immagini, sempre che le registrazioni corrispondano ai documenti e possano in ogni momento essere rese leggibili con mezzi messi a disposizione dal soggetto che utilizza detti supporti».

Secondo il Decreto ministeriale che stabilisce le modalità di conservazione di documenti fra cui le fatture, questi devono essere raccolti in appositi fascicoli. Solo successivamente è possibile effettuare la trasformazione in immagini per la memorizzazione su supporti ottici. In questo caso, il documento digitale deve essere leggibile e, comunque, sempre riproducibile in formato cartaceo su richiesta delle Autorità per eventuali verifiche. Il sistema di conservazione digitale delle fatture cartacee, in un certo periodo d’imposta, deve consentire la ricerca e l’estrazione di informazioni quali cognome, nome, denominazione, codice fiscale, partita iva, data. La conservazione informatica delle fatture cartacee, inoltre, deve contenere il riferimento temporale, nonché la firma digitale del responsabile della procedura. Solo in questo caso, come specificato dall’Agenzia delle Entrate, è possibile procedere alla distruzione della copia cartacea. Se si preferisce, comunque, è possibile conservare le fatture nel loro formato cartaceo originale, adoperando quello digitale solamente per trasferimento o consultazione.

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