Alloggiati web è il portale dove gli alberghi registrano le presenze

Tutti gli esercenti delle strutture alberghiere e ricettive hanno l’obbligo di comunicare, al portale alloggiati web, entro 24 ore dall’arrivo, le generalità degli ospiti della struttura. È quanto stabilisce l’articolo 109 del Testo unico delle Leggi di Pubblica sicurezza.

In particolare, la legge dispone i soggetti che rispondono a tale obbligo. Appartengono alla categoria di coloro che devono comunicare al portale alloggiati tutti i gestori di strutture ricettive, compresi coloro i quali forniscono alloggio in tenda, roulotte, proprietari di case (anche stagionali) o gestori di case e appartamenti di vacanze, gli affittacamere. Tutti questi, infatti, possono fornire alloggio esclusivamente alle persone in grado di esibire un documento d’identità valido.

L’invio telematico delle generalità degli alloggiati, a partire dal gennaio del 2013, è poi divenuto obbligatorio. In caso di mancata comunicazione, gli esercenti sono soggetti a sanzioni. Se a causare il mancato invio dell’elenco alloggiati è un guasto tecnico della linea telefonica o del portale stesso, occorre darne pronta comunicazione alla Questura, con la quale saranno concordate altre modalità di invio. Questo vale anche nel periodo che intercorre fra l’invio della richiesta e la ricezione delle credenziali d’accesso al portale alloggiati web. Durante questo periodo, infatti, l’esercente è comunque soggetto all’obbligo di comunicazione.

Che cos’è alloggiati web

alloggiatiweb

Ormai da oltre dieci anni, precisamente dal 2006, è stata avviata l’informatizzazione della procedura, attraverso il portale degli alloggiati. Sino ad allora, per effetto dell’articolo 263 del Regio decreto 635/40, esistevano le cosiddette schedine alloggiati. Queste, una volta compilate, dovevano essere recapitate alle autorità di pubblica sicurezza. Con l’introduzione del portale alloggiatiweb, per l’appunto nel 2006 e obbligatoria dal 2013, la procedura è stata informatizzata e dunque resa più agevole. Attraverso il portale alloggiati, infatti, è possibile effettuare la comunicazione giornaliera, attraverso qualsiasi connessione internet, in maniera del tutto gratuita. Questo rende più semplice il lavoro degli esercenti, che possono adempiere all’incombenza direttamente dalla struttura stessa. Inoltre, anche il lavoro di controllo delle forze di polizia è reso più semplice dall’informatizzazione degli elenchi.

Come iscriversi al portale alloggiati

Per iscriversi al portale alloggiati occorre fare riferimento alla Questura territorialmente competente. Dal portale stesso è possibile verificare, selezionando regione e provincia di riferimento, a chi rivolgersi e quali documenti sono necessari per l’iscrizione. Per esempio, la Questura di Roma fornisce un apposito modulo alloggiati, che deve essere debitamente compilato e inviato tramite mail all’Ufficio alloggiati competente, insieme con tutti i documenti richiesti (solitamente documento d’identità, licenza, dichiarazione di inizio attività). La Questura provvederà, quindi, all’invio delle credenziali d’accesso (user id e password), sempre tramite mail, che consentiranno di effettuare la comunicazione al portale degli alloggiati. A partire dal momento della ricezione, gli esercenti dovranno effettuare le comunicazioni giornaliere esclusivamente attraverso questo sistema, salvo problemi tecnici.

L’iscrizione al portale, tranne in caso di variazioni di seguito meglio specificate, non richiede rinnovo. Al contrario, il certificato digitale deve essere rinnovato ogni due anni.

Variazioni dell’iscrizione al portale degli alloggiati

Qualsiasi variazione per quanto riguarda l’iscrizione al portale degli alloggiati deve essere prontamente comunicata alla Questura competente. In particolare, ciò vale se il proprietario della struttura ricettiva dovesse cambiare. Le credenziali d’accesso ad alloggiati web è strettamente personale e, pertanto, il nuovo esercente dovrà avviare nuovamente la procedura di iscrizione al portale alloggiati. Analoga comunicazione alla Questura territorialmente competente deve essere effettuata qualora la società che gestisce la struttura ricettiva cambi o qualora l’attività cessi. In questo caso, l’esercente è tenuto a consegnare l’autorizzazione all’invio telematico ricevuta all’atto dell’iscrizione.

Compilazione della scheda alloggiati

La compilazione della scheda alloggiati avviene direttamente sul portale alloggiatiweb, una volta eseguito il login nel sistema. In questo occorrerà chiaramente inserire le generalità dell’ospite desumibili dal documento di riconoscimento, oltre che la data di arrivo (al massimo il giorno stesso o quello precedente, in virtù della legge) e i giorni di permanenza. Inoltre, il sistema prevede che sia specificato se l’ospite è solo oppure accompagnato da familiari o da un gruppo di persone.

Il portale degli alloggiati della Polizia di Stato, inoltre, consente anche l’invio di un file pre-compilato in formato .txt, che contenga tutti gli ospiti della struttura. In ogni caso, al termine della procedura, il sistema fornisce una ricevuta, firmata digitalmente, che dovrà essere conservata a riprova dell’avvenuta comunicazione.

In ogni caso, per ulteriori approfondimenti, la Polizia di Stato ha messo a disposizione degli esercenti un’apposita guida del portale degli alloggiati.

Gestione dell’iscrizione al portale alloggiati

alloggiati web jet hotel

L’iscrizione al portale alloggiati può essere più agevole se si utilizza un gestionale per hotel. Nel caso di Jet Hotel, per esempio, questo è in grado di generare automaticamente le schedine alloggiati, in formato .txt, che saranno poi successivamente caricate all’interno del portale di alloggiati web. Inoltre, il sistema consente automaticamente anche di generare il Modello C59, previsti dall’Istat per le strutture ricettive per le rilevazioni a fine statistico.

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