Quando si ha un’attività commerciale che prevede la vendita di servizi o prodotti, è facile che si possa incorrere nella necessità di gestire diverse modalità di pagamento e diverse tipologie di acquisto. Tra essi esiste la formula dell’acconto e della caparra. Sebbene si tratti in entrambi i casi di “anticipi”, le due forme hanno delle differenze sostanziali, soprattutto per quanto riguarda le conseguenze che possono avere, sia sull’esercente che sull’acquirente.
In primo luogo è importante sapere che la caparra, a differenza dell’acconto, è l’unica modalità che permette all’esercente di trattenere o restituire la somma per un valore, ovviamente solo qualora ci si trovi in una situazione di inadempimento nell’acquisto. Con l’acconto invece questo non avviene.
Ma non è tutto, le differenze sono davvero molte e poter gestire questi acconti con un software per la fatturazione elettronica adeguato a tali attività amministrative, è sicuramente un vantaggio per l’impresa.
Acconto o caparra differenze sostanziali
Solitamente un esercizio commerciale che necessita di garanzie con un acconto o caparra nel momento in cui il cliente acquista il bene, deve preoccuparsi di stipulare a monte un contratto che ne regoli il rapporto; lo si fa perché la somma, in questo modo, assume il valore di garanzia per entrambi, tutelando gli attori in causa nel momento in cui si incorre in un inadempimento.
Tuttavia, come abbiamo accennato, non è possibile trattenere l’acconto, ma per poter agire in caso di inadempimento, è sempre necessario avvalersi di una consulenza in grado di analizzare il contratto stipulato affinché venga rispettato, ed eventualmente, venga definito anche un risarcimento.
Come abbiamo anticipato all’inizio, l’acconto non è l’unico metodo per avere una garanzia sull’acquisto di beni e servizi, esiste anche la caparra.
Questa formula si differenzia dalla prima pur essendo comunque un anticipo sul pagamento del prezzo complessivo di un bene o servizio.
Innanzitutto bisogna specificare che dal punto di vista giuridico, esistono due tipi di caparra:
- la caparra confirmatoria
- la caparra penitenziale.
La prima svolge la funzione di risarcimento per eventuali inadempienze di una delle due parti e si basa sull’articolo 1385 del codice civile che prevede:
- chiusura del contratto e trattenuta della somma in caso di inadempimento
- chiusura del contratto e possibilità di ricevere il doppio della somma qualora l’inadempienza sia da parte di chi ha ricevuto la caparra.
La caparra penitenziale invece è regolata dall’articolo 1386 del codice civile; si tratta di una somma di danaro che una parte dà all’altra a chiusura di un contratto per garantire il diritto di recesso; tale diritto è esercitabile da ambo le parti in causa.
Regimi fiscali e IVA per caparra o acconto
Queste tipologie di gestione dei pagamenti incidono molto sulla gestione amministrativa di un’attività imprenditoriale, compresa la parte di fiscalità. Ad esempio, l’acconto su un determinato prezzo complessivo consiste nel pagamento parziale del corrispettivo dovuto.
Da un punto di vista fiscale il pagamento anticipato, regolato dall’articolo 6 comma 3 e comma 4 D.p.r. 633/1972, fa sorgere in capo al soggetto che cede il bene gli obblighi previsti dalla normativa IVA, ovvero:
- fatturazione
- registrazione della fattura
- liquidazione dell’IVA
- versamento dell’imposta.
Il pagamento, che sia completo o solo parziale, determina che l’operazione avvenga anche nel caso in cui non vi sia ancora la stipula del contratto.
Sono dinamiche non semplicissime, che prevedono un’intensa attività di rendicontazione e una capacità di gestire la fatturazione elettronica approfondita e che non porti ad errori.
Esempio di acconto
Cerchiamo di capire meglio e quindi ipotizziamo che in una determinata data un’azienda X versi ad una società Y un importo pari ad euro 7.000 a titolo di acconto per l’acquisto di materiale edile, su un ordine complessivo di euro 30.000 (IVA compresa).
Il materiale viene consegnato alla società un mese dopo; il pagamento del saldo viene effettuato invece dopo un mese dalla consegna della merce.
A fronte dell’importo versato, la società X dovrà emettere una fattura di acconto di euro 7. 000, mentre alla data della consegna della merce dovrà emettere la fattura di saldo.
Questo esempio ci dimostra che la fatturazione, se ben gestita tramite un software per aziende, è possibile non incorrere in sanzioni. Infatti qualora l’azienda X non avesse realizzato la fattura d’acconto, l’azienda Y avrebbe potuto “denunciare” l’azienda per fattura emessa in ritardo con conseguenze sull’impresa.
Spesso e volentieri per un’azienda potrebbe risultare più semplice emettere fatture elettroniche complessive, che non tracciano tutta la fase di acconti, pagamenti e consegne, ma lavorare in questo modo avrebbe ricadute negative sull’attività. Per questa ragione, con un gestionale per imprese professionale, un problema come questo di gestione acconti o caparre, consegne e fatture di saldo, può essere risolto a monte.